Aufbau von Excel-Funktionen

DARUM GEHT’S

Sie möchten die Excel-Funktionen kennenlernen, um komplexere Berechnungen durchzuführen. Außerdem möchten Sie Excel abhängig von bestimmten Werten selbständig Aktionen ausführen, bzw. Entscheidungen treffen lassen. Sie wissen bereits, dass Excel weit über 200 Funktionen mitbringt, die Sie für solche Zwecke einsetzen können. In diesem Lernobjekt erfahren Sie, wie Excel-Funktionen aufgebaut sind.

SO WIRD’S GEMACHT

Excel-Funktionen haben einen festgelegten Aufbau, den Sie kennen sollten, um damit problemlos arbeiten zu können. Im Lernobjekt “Der Funktionsassistent” lernen Sie ein Hilfsmittel kennen, das Sie bei der Arbeit mit Excel-Funktionen unterstützt. Dennoch ist ein solides Grundwissen unverzichtbar, etwa im Fall von Änderungen oder Fehlerkorrekturen. Darüber hinaus werden Sie im Lauf der Zeit, wenn Sie sich tiefer eingearbeitet haben, Funktionen auch ohne den Funktionsassistenten anwenden wollen.
Jede Excel-Funktion liefert immer exakt einen Wert. Um diesen Wert zu ermitteln, benötigen Funktionen so genannte Argumente. Argumente sind Werte, die in die Funktion eingehen. Es gibt Funktionen, welche kein Argument benötigen, andere Funktionen erwarten bis zu fünf Argumente.

Jede Funktion ist aus folgenden Bestandteilen aufgebaut:

Bestandteil Erläuterung
= Gleichheitszeichen, wie bei Formeln leitet dieses den Beginn einer Berechnung ein.
NAME Name der Funktion in Großbuchstaben; Sie können bei der Eingabe Kleinbuchstaben verwenden, bei korrekter Schreibweise wandelt Excel diese in Großbuchstaben um.
( geöffnete Klammer
Argumente Liste der Argumente für diese Funktion; bei der Angabe mehrerer Argumente werden diese durch Semikola getrennt.
) Schließende Klammer

 

In der Bearbeitungsleiste von Excel sieht eine Funktion beispielsweise so aus:

Aufbau von Funktionen

Wenn Sie in der Bearbeitungsleiste in den Namen der Funktion klicken, wird Ihnen Folgendes angezeigt:

Aufbau von Funktionen

Die einzelnen Argumente werden nun farbig dargestellt, die entsprechenden Zellen im Arbeitsblatt werden mit der gleichen Farbe umrandet. Unterhalb der Bearbeitungsleiste wird nun eine Erklärung der Funktion angezeigt, in der Ihnen die Namen der einzelnen Argumente angezeigt werden. Wenn Sie in der eingeblendeten Info auf eines der Argumente klicken, wird das Argument in der Bearbeitungsleiste markiert:

Aufbau von Funktionen

So können Sie leicht überprüfen, welcher Teil in der Bearbeitungsleiste welchem Argument entspricht.

Hier einige Beispiele für Excel-Funktionen; mit einigen davon werden Sie in diesem Kapitel arbeiten:

Funktion Erläuterung
=HEUTE() Liefert das aktuelle Datum aus dem Systemdatum, daher ist kein Argument nötig.
=MONAT(B12) Ermittelt aus einem Datum (in Zelle B12) den Monat.
=RUNDEN(D6/4;1) Rundet das Ergebnis der angegebenen Formel auf eine Dezimalstelle.
=WENN(E19>100;100;E19) Ändert den Inhalt der aktuellen Zelle in Abhängigkeit von dem Wert in Zelle E19.
=SVERWEIS(B5;O1:R5;2;0) Holt in Abhängigkeit von dem Wert in B5 einen Wert aus einer Matrix.

Sie erkennen bereits an den Beispielen, dass es verschiedene Arten von Argumenten gibt:
- Zahlen
- Zellen
- Zellbereiche
- Formeln
- Funktionen (ohne Beispiel)

An den Beispielen erkennen Sie auch, dass manche Excel-Funktionen im Aufbau sehr einfach sind. Eventuell kennen Sie bereits einfache Funktionen wie SUMME oder MAX. Andere Funktionen dagegen verlangen genaue Kenntnisse der Argumente und ihrer Reihenfolge. Solche Funktionen erstellen Sie am besten mit dem Funktions-Assistenten.

Excel-Funktionen eintippen

Wenn Sie öfter mit bestimmten Excel-Funktionen arbeiten und mit deren Handhabung vertraut sind, können Sie diese auch ohne Funktionsassistenten eingeben – also diese direkt in die Bearbeitungsleiste eintippen. Auch bei dieser Variante bietet Ihnen Excel einige Hilfestellungen. Sobald Sie das “=”-Zeichen und den ersten Buchstaben des Funktionsnamens eingegeben haben, klappt unterhalb der Bearbeitungsleiste eine Auswahlliste auf. Alle Funktionen mit dem gleichen Anfangsbuchstaben sind darin aufgelistet. Je mehr Buchstaben des Funktionsnamens Sie hier eingeben, desto weiter wird die Liste eingeschränkt.

Aufbau von Funktionen
Aufbau von Funktionen

Für die in der Auswahlliste markierte Funktion wird eine Quickinfo angezeigt, in der die Funktion kurz erklärt wird. Um eine Funktion in der Auswahlliste zu markieren, klicken Sie entweder mit der Maus darauf oder steuern Sie sie mit den Pfeiltasten an.

Aufbau von Funktionen

Daraufhin wird sie in die Bearbeitungsleiste übernommen. Als zusätzliche Hilfe wird nun darunter eingeblendet, welche Argumente die Formel benötigt.

Aufbau von Funktionen

Sie können die Zellbezüge nun eintippen oder auch mit der Maus im Arbeitsblatt auswählen. Geben Sie nach jedem Argument ein “;” ein. In der eingeblendeten Information ist jeweils das aktuell einzugebende Argument fett dargestellt.

Aufbau von Funktionen

Nachdem Sie die Funktion fertig eingegeben haben, drücken Sie die [Enter]-Taste. Dann wird das Ergebnis angezeigt. Sollte die eingegebene Funktion einen Fehler enthalten, weist Sie Excel darauf hin.

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