Benutzeroberfläche von Excel

Der Arbeitsbereich von Excel besteht aus Arbeitsmappen, die Dateien entsprechen, aus Blättern, die in Registern angezeigt werden, und aus Zellen, die die Daten enthalten. Pro Arbeitsmappe sind bis zu 65.536 Tabellenblätter möglich. Die Zellen eines Tabellenblatts sind in Zeilen und Spalten eingeteilt und können über ein Zellbezugssystem angesprochen werden.

Seit Excel 2007 kann ein Tabellenblatt 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten (A bis XFD), also 17.179.869.184 Zellen umfassen. Davor war die Größe auf 65.536 Zeilen und 256 Spalten (A bis IV), also 16.777.216 Zellen, begrenzt. Ist in jedem dieser Felder eine Ziffer eingetragen, so hat eine Datei in Office 2003 eine Größe von 227 MB.

Jede Zelle kann durch eine Kombination aus Buchstabe und Zahl eindeutig identifiziert werden, dem so genannten Zellbezug, der aus Zeilen- und Spaltenangabe besteht. Die erste Zelle in der oberen linken Ecke heißt A1, wobei A die erste Spalte und 1 die erste Zeile bezeichnet und der Bezug genau genommen auch noch den Tabellenblattnamen einschließt, da Formeln in verschiedenen Blättern und Mappen den gleichen Bezug aufweisen können, etwa Tabelle1!C4 + Tabelle3!C4.

Alternativ kann man in den Programmoptionen auch die (z.B. von Microsoft Works benutzte) Z1S1-Bezugsart wählen, bei der die Zeilen (Z) und Spalten (S) als absolute oder relative Zahlen angegeben werden, z.B. der (absolute) Bezug auf Zelle B6 als Z6S2, oder der von dieser Zelle ausgehende (relative) Bezug auf Zelle A4 als Z(-2)S(-1). Zur leichteren Merkbarkeit können Zellbezüge schließlich auch noch mit benutzerdefinierten Namen versehen werden.