Die Funktion von Excel – wenn dann

DARUM GEHT’S

Sie möchten die Funktion von Excel – wenn dann anwenden? Dann befinden Sie sich wahrscheinlich in einer ähnlichen Situation wie folgender: Wenn der Umsatz eines Kunden über dem Durchschnitt aller Umsätze liegt, schreibt Ihr Unternehmen diesem Kunden einen Bonus von 2% gut, den dieser mit seinen nächsten Bestellungen verrechnen darf. Da sich die Umsatzzahlen und damit die Bonusgutschriften regelmäßig ändern, möchten Sie die Berechnung, ob ein Kunde einen Bonus erhält oder nicht, von Excel vornehmen lassen. Dazu können Sie die WENN-Funktion verwenden, da Sie mit dieser festlegen können, dass eine bestimmte Berechnung nur dann durchgeführt wird, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist.
Wie Sie in Excel „wenn dann“ benutzen und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

In den Zellen F4:F9 soll durch “Ja” bzw. “Nein” ausgewiesen werden, ob ein Kunde einen Bonus erhält oder nicht. Die Funktion WENN löst diese Aufgabe, denn Sie berechnet den Wert einer Zelle in Abhängigkeit von einer Bedingung.
Wenn Dann

Vorab einige Bemerkungen zur Wirkungsweise der Funktion von Excel wenn dann:
•    Die Funktion WENN macht den Inhalt der Zelle, in der sie sich befindet, von einer in der Funktion angegebenen Bedingung abhängig.
•    Sie prüft die Bedingung, die beispielsweise “Ist der Umsatz des ausgewählten Verkäufers höher als der Durchschnitt?” lautet.
•    Für beide möglichen Auswertungen, also die erfüllte Bedingung (WAHR) oder nicht erfüllte Bedingung (FALSCH), stellt die Funktion WENN einen Wert oder Ausdruck bereit, der dann in der betreffenden Zelle erscheint. In diesem Fall soll, wenn der Wert in der Zelle E4 größer als der Wert in Zelle E17 (die in diesem Beispiel den Durchschnittswert enthält, mit dem die Umsätze verglichen werden sollen) ist, “Ja” in Zelle F4 eingetragen werden, andernfalls “Nein”.

Wenn Dann

TIPP

Die Excel-wenn dann-Funktion sollte grundsätzlich mit allen drei Argumenten versehen werden, auch wenn es manchmal so scheint, also ob nur der WAHR-Fall oder nur der FALSCH-Fall von Bedeutung wäre. Wenn Sie eines der Argumente weglassen, kann es zu unerwünschten Resultaten kommen:

Wenn Dann

Wenn Dann

In der Abbildung erkennen Sie, dass der Funktionsassistent bei der Arbeit mit Texten (“Ja” bzw. “Nein”) die notwendigen Anführungszeichen automatisch hinzugefügt hat. Falls Sie Funktionen in der Bearbeitungsleiste manuell korrigieren oder vollständig manuell eingeben wollen, müssen Sie hierauf selbst achten und bei Eingabe von Text die “Anführungszeichen” setzen.
Klicken Sie auf OK, um die Funktion von Excel „wenn dann“ auszuführen.
In Zelle F4 erscheint nun, je nach Wert in Zelle E4 ein “Ja” oder “Nein”.

Wenn Dann

In der Bearbeitungszeile steht die ausgefüllte Funktion

Wenn Dann

Dies bedeutet: Prüfe, ob der Wert in Zelle E4 größer als der Wert in Zelle E17 ist. Wenn dies zutrifft, trage in Zelle F4 “Ja” ein andernfalls “Nein”.

ACHTUNG

Wenn Sie nun die Funktion AutoAusfüllen nutzen, um diese Funktion auf die Zellen F5:F9 zu kopieren, müssen Sie den Bezug auf die Zelle E17 im Argument Prüfung zu einem absolutem Bezug ($E$17) machen, da dieser Wert für alle Verkäufer gleichermaßen gilt.
Das Ergebnis einer Funktion kann selbst wieder Ausgangspunkt für eine weitere Funktion werden: Wenn, wie in diesem Beispiel, in Spalte F der Text “Ja” steht, dann soll in Spalte G ein Bonus von 2% auf den Gesamtumsatz ausgerechnet werden. Tragen Sie dafür folgende Argumente in die Funktion WENN ein: Da der Bonus nur dann ausgerechnet werden soll, wenn in der Zelle F4 “Ja” steht, geben Sie als Prüfungs-Argument F4=”Ja” ein. In diesem Fall müssen Sie die Anführungszeichen mit eintippen. Wenn ein Bonus gezahlt wird, beträgt dieser 2% des Umsatzes. Geben Sie deswegen als Argument für den Dann_Wert “2%*E4” ein. Wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, soll 0 eingetragen werden. Geben Sie deswegen als Sonst_Wert “0” ein und klicken Sie auf OK.

Wenn Dann

ACHTUNG

Beachten Sie, dass Sie in diesem Fall die Anführungszeichen für “Ja” unbedingt selbst eingeben müssen. Da dieser Text hier Teil eines Vergleichs-Ausdrucks ist, werden sie von Excel nicht automatisch ergänzt.
In der Bearbeitungsleiste steht dann:

Wenn Dann

Dies bedeutet: Wenn in der Zelle F4 “Ja” steht, berechne einen Bonus von 2% des Umsatzes in Zelle E4, andernfalls trage “0” ein.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Hier sehen Sie beispielhaft alle Arbeitsschritte zur Funktion von Excel „wenn dann“. Berechnen Sie nun den Bonus für die Kunden, deren Umsatz über dem Durchschnitt liegt. Damit Sie die folgenden Schritte nachvollziehen können, öffnen Sie bitte die Arbeitsmappe projektuebersicht_3_5_6_1.xlsx.

1.    Markieren Sie die Zelle F4.

2.    Starten Sie den Funktionsassistenten über die Schaltfläche Wenn Dann  .

3.    Wählen Sie in der Kategorie Logik die Funktion WENN aus und klicken Sie auf OK.

4.    Das Argument Prüfung ist ausgewählt. Klicken Sie in die Zelle E4, um deren Bezug zu übernehmen.

5.    Geben Sie “>” ein.

6.    Klicken Sie auf E17. Da dieser Bezug für alle folgenden Funktionen gleich bleibt, müssen Sie einen absoluten Bezug erstellen, um Ihre Funktion mit AutoAusfüllen kopieren zu können. Drücken Sie dazu die Taste [F4].

7.    Klicken Sie in das Argument Dann_Wert.

8.    Geben Sie “Ja” ein.

9.    Klicken Sie in das Argument Sonst_Wert.

10.    Geben Sie “Nein” ein.

11.    Schließen Sie die Eingabe der Argumente ab, indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken.

12.    Kopieren Sie die Funktion nach unten bis zur Zelle E9.

13.    Klicken Sie in die Zelle G4.

14.    Starten Sie den Funktionsassistenten und wählen Sie in der Kategorie Logik die Funktion WENN aus.

15.    Klicken Sie auf OK.

16.    Das Argument Prüfung ist ausgewählt. Klicken Sie in die Zelle F4, um deren Bezug zu übernehmen.

17.    Geben Sie direkt hinter F4 “=”Ja””ein.

18.    Klicken Sie in das Argument Dann_Wert.

19.    Anschließend geben Sie “2%*” ein und klicken Sie auf E4.

20.    Klicken Sie in das Argument Sonst_Wert.

21.    Geben Sie hier eine 0 (Null) ein.

22.    Schließen Sie den Vorgang durch einen Klick auf die Schaltfläche OK ab.

23.    Kopieren Sie die Funktion in die darunterliegenden Zelle bis G9.

Ihr Ergebnis sollte nun ungefähr so aussehen:

Wenn Dann

Wenn Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen möchten, öffnen Sie hierzu die Arbeitsmappe projektuebersicht_3_5_6_1_e.xlsx.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Jetzt können Sie aktiv mit der Funktion von Excel „wenn dann“ rechnen! Öffnen Sie dazu bitte die Arbeitsmappe arbeitszeit_3_5_6_1_u.xlsx. Berechnen Sie in Spalte D die Arbeitsstunden für jeden Tag. Beachten Sie, dass Sie mit der Funktion WENN prüfen müssen, ob der Kommt-Wert größer ist als der Geht-Wert, da Excel nicht mit negativen Uhrzeiten rechnen kann. In solchen Fällen müssen Sie einen Tag dazu addieren. Vergleichen Sie das Ergebnis mit der Datei arbeitszeit_3_5_6_1_ue.xlsx.

Wenn Dann

 

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