Excel: Bedingte Formatierung

DARUM GEHT’S

Sie haben innerhalb einer Excel-Tabelle Spalten mit einem Symbolsatz hervorgehoben. Nun möchten Sie die Schwellenwerte in der Spalte Ertrag pro Übernachtung so verändern, dass künftig alle Zellen mit einer grünen Ampel hervorgehoben werden, die einen Ertrag von mindestens 40,00 EUR pro Übernachtung aufweisen:

bedingte Formatierung

Wie Sie in Excel bedingte Formatierung nutzen, um die Schwellenwerte mit einem Symbolsatz anpassen können und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Wenn Sie die Schwellenwerte ändern möchten, können Sie das über den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung tun.
Um in Excel die bedingte Formatierung ändern können, platzieren Sie den Cursor zunächst innerhalb desjenigen Datenbereichs, den Sie ändern möchten:

bedingte Formatierung

Klicken Sie anschließend im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche bedingte Formatierung, es öffnet sich nun folgendes Auswahlmenü:

bedingte Formatierung

Im nun geöffneten Auswahlmenü klicken Sie auf bedingte Formatierung:

bedingte Formatierung
Daraufhin öffnet sich der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung, der Ihnen beim Öffnen zunächst immer eine Übersicht über alle definierten Regeln im aktuellen Datenbereich liefert.

bedingte Formatierung

ACHTUNG

Sollten Sie keine Formatierungsregeln angezeigt bekommen, obwohl Sie bereits welche erstellt haben, ist der Cursor wahrscheinlich nicht in einem der Datenbereiche platziert, für den Formatierungsregeln definiert sind. Klicken Sie in einem solchen Fall auf die Pfeilschaltfläche der Auswahlliste Formatierungsregeln anzeigen für: und wählen Sie die Option Dieses Arbeitsblatt.
Um nun die gewünschte Regel zu bearbeiten, markieren Sie diese mit einem Klick und wählen Sie anschließend die Schaltfläche bedingte Formatierung:

bedingte Formatierung

Im Dialogfenster Formatierungsregel bearbeiten können Sie nun im oberen Bereich einen anderen Regeltyp auswählen und im unteren Bereich die Regelbeschreibung bearbeiten:

bedingte Formatierung

Änderungen an den bestehenden Regeln können Sie im Bereich Regelbeschreibung bearbeiten vornehmen:

bedingte Formatierung

Für die aktuelle Regel ist der Formatstil Symbolsätze definiert. Alternativ können Sie in dieser Auswahlliste auch die Optionen Datenbalken, 2-Farben-Skala und 3-Farben-Skala als Formatstil wählen.

Alle Werte, die im oberen Bereich liegen, d. h. größer oder gleich 67% sind, werden mit einem grünen Ampelsymbol gekennzeichnet.

Alle Werte, die im mittleren Bereich liegen und somit kleiner als 67% und größer oder gleich 33% sind, werden mit einem gelben Ampelsymbol gekennzeichnet.

Die Werte, die im unteren Bereich liegen, d. h. kleiner als 33% sind, werden mit einem roten Ampelsymbol hervorgehoben.

Hier können Sie eine andere Symbolart auswählen.

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Symbole in umgekehrter Reihenfolge benutzen möchten, so dass in diesem Beispiel der obere Wertebereich mit einer roten Ampel hervorgehoben wird, der mittlere mit einer gelben Ampel und der untere Wertebereich mit einer grünen.
Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Zellwerte ausblenden möchten, so dass in den betreffenden Zellen ausschließlich die entsprechenden Symbole sichtbar sind.
Sie möchten nun andere Schwellenwerte definieren: und zwar sollen alle Zellen mit einem grünen Ampelsymbol gekennzeichnet werden, deren Wert sich auf 40,00 € oder mehr beläuft. Zuerst klicken Sie dafür auf die Pfeilschaltfläche der Auswahlliste Typ:

bedingte Formatierung

Wählen Sie die Option Zahl:

bedingte Formatierung

Nun haben Sie die Möglichkeit, im zugehörigen Eingabefeld Wert einen eigenen Schwellenwert einzutragen. Ersetzen Sie den Wert “0″ durch den Wert “40″:

bedingte Formatierung

Verfahren Sie analog, um als nächstes den Schwellenwert für den mittleren Wertebereich zu ändern. Wählen Sie auch hier in der zugehörigen Auswahlliste Typ die Option Zahl und tragen Sie dann im Eingabefeld Wert den Wert “30″ ein:

bedingte Formatierung

Damit haben Sie die Schwellenwerte für die bedingte Formatierung geändert. Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.
Sie kehren in den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung zurück:

bedingte Formatierung

Schließen Sie auch dieses Dialogfenster mit OK.
Es werden nun alle Zellen, deren Wert größer oder gleich 40,00 EUR ist, mit einem grünen Ampelzeichen gekennzeichnet:

bedingte Formatierung

SCHRITT FÜR SCHRITT

Ändern Sie nun in Excel die bedingte Formatierung in der Spalte Ertrag pro Übernachtung, so dass alle Zellen, deren Wert größer oder gleich 40,00underbar EUR ist, mit einem grünen Ampelsymbol gekennzeichnet sind. Öffnen Sie dafür die Datei Hotel_3_10_6_2.xlsx.

1.    Markieren Sie in der Spalte Ertrag pro Übernachtung den Zellbereich (D10:D22).

2.    Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche bedingte Formatierung.

3.    Klicken Sie nun auf bedingte Formatierung.

4.    Markieren Sie im Manager für Regeln zur bedingten Formatierung die Regel, die Sie ändern möchten.

5.    Klicken Sie nun auf die Schaltfläche bedingte Formatierung.

6.    Das Dialogfenster Formatierungsregel bearbeiten wird geöffnet.

7.    Ändern Sie nun für das grüne Ampelsymbol den Typ von bedingte Formatierung  auf bedingte Formatierung.

8.    Daraufhin wird der Wert für das grüne Ampelsymbol auf Null gesetzt.

9.    Überschreiben Sie im Eingabefeld den Wert “0″ mit dem Wert “40″.

10.    Ändern Sie nun auch für das gelbe Ampelsymbol den Typ von Prozent auf Zahl.

11.    Überschreiben Sie hier den Wert “0″ mit dem Wert “30″.

12.    Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

13.    Schließen Sie auch den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung mit OK.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen. Öffnen Sie dazu die Datei Hotel_3_10_6_2_e.xlsx.
Ihr Ergebnis sollte nun so aussehen:

bedingte Formatierung

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Tabelle Hotel_3_10_6_2_u.xlsx und ändern Sie die Excel Funktion bedingte Formatierung dahingehend ab, dass Ihnen in der Spalte Übernachtungen keine Werte mehr, sondern ausschließlich die jeweiligen Symbole angezeigt werden.
Das Ergebnis sollte wie in der Datei Hotel_3_10_6_2_ue.xlsx aussehen:

bedingte Formatierung

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