Excel: Die Zwischenablage

DARUM GEHT’S

Wenn Sie Elemente kopieren oder ausschneiden, werden diese in Excel in die Zwischenablage gelegt. Normalerweise wird das zuletzt in die Zwischenablage gelegte Element eingefügt. Sie können aber auch auf davor in die Zwischenablage kopierte/geschobene Elemente zugreifen und diese einfügen.

Wie Sie die Zwischenablage nutzen und welche Einstellungen Sie für diese vornehmen können, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Die Zwischenablage ist ein von Windows verwalteter Speicherbereich. Jedes aktive Programm kann darauf zugreifen und hier Daten temporär ablegen und wieder auslesen. Die Windows-Zwischenablage kann immer nur ein Objekt aufnehmen. Wird ein anderes in die Zwischenablage gebracht, geht das vorherige Objekt verloren.

Aus diesem Grund wurde Microsoft Office mit einer eigenen Zwischenablage ausgestattet, welche 24 Objekte aufnehmen kann. Sie können in dieser Zwischenablage also bis zu 24 Elemente sammeln. Das jeweils zuletzt eingestellte Objekt wird zusätzlich in die Windows-Zwischenablage kopiert und steht damit auch Programmen zur Verfügung, die nicht zu Microsoft Office gehören.

Alles, was mit der Nutzung der Excel-Zwischenablage zusammenhängt, befindet sich im Register Start in der Gruppe Zwischenablage.

Neben der Gruppenbezeichnung Zwischenablage befindet sich der Dialogstarter . Durch einen Klick hierauf wird der Arbeitsbereich Zwischenablage angezeigt.

In der Zwischenablage befinden sich die 24 zuletzt von Ihnen in diese kopierten bzw. verschobenen Elemente.

TIPP

Da alle Office-Programme auf die Zwischenablage zugreifen, können sich darin nicht nur Teile einer Excel-Tabelle befinden, sondern alle möglichen Objekte, wie Auszüge aus einem Word-Dokument, Bilder usw.

1. Mit den beiden Schaltflächen am oberen Rand der Zwischenablage können Sie mit einem Klick entweder alle Objekte aus der Zwischenablage in die Tabelle einfügen  oder alle Objekte aus der Zwischenablage löschen .

2. Wenn Sie mit der Maus auf ein Element in der Zwischenablage fahren, wird ein Rahmen mit einer Pfeilschaltfläche um dieses Element eingeblendet. Ein Klick auf den Pfeil öffnet ein Menü, indem Sie zwischen den beiden Befehlen  wählen können. Einfügen fügt das jeweilige Element in das Dokument ein, Löschen entfernt es aus der Zwischenablage. So können Sie gezielt Platz für neue Elemente schaffen und dabei ältere Elemente in der Zwischenablage belassen.

3. Durch einen Klick auf die Schaltfläche Schließen , in der rechten oberen Ecke, schließen Sie die Zwischenablage.

Sie können also den Arbeitsbereich Zwischenablage nutzen, um Elemente, die Sie vor dem letzten in die Zwischenablage geschoben haben, einzufügen.

Für den Arbeitsbereich Zwischenablage können Sie einige Einstellungen vornehmen, mit denen Sie festlegen können, wann der Arbeitsbereich automatisch angezeigt werden soll. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche .

Das sich daraufhin öffnende Dialogfenster bietet folgende Einstellungsmöglichkeiten:

1. Office-Zwischenablage automatisch anzeigen. Ist diese Option aktiviert, so öffnet sich beim Öffnen eines neuen Dokuments der Arbeitsbereich Zwischenablage automatisch mit. Außerdem aktiviert diese Funktion automatisch die Option zwei, Office-Zwischenablage anzeigen, wenn Strg+C zweimal betätigt wurde.

2. Office-Zwischenablage anzeigen, wenn Strg+C zweimal betätigt wurde. Ist diese Funktion aktiviert, so öffnet sich die Zwischenablage, sobald man zweimal die Tastenkombination [Strg]+[C] drückt. Diese Option wird automatisch mit ausgewählt, wenn man Office-Zwischenablage automatisch anzeigen auswählt. Ist die erste Funktion aktiviert, so lässt sich die zweite Option nicht deaktivieren. Deaktiviert man jedoch die erste Funktion, lässt sich die zweite Funktion beliebig an- oder ausschalten.

3. Sammeln ohne Anzeige der Office-Zwischenablage. Diese Option ermöglicht es Ihnen, mehrere Objekte in die Zwischenablage zu kopieren, ohne dass Ihnen das Dialogfenster Zwischenablage angezeigt wird. Um trotzdem über den Status der Zwischenablage informiert zu sein, sollten Sie die Option vier, Office-Zwischenablagesymbol auf Taskleiste anzeigen, aktivieren.

4. Office-Zwischenablagesymbol auf Taskleiste anzeigen. Die Zwischenablage wird mit dieser Option durch das Symbol  in der Taskleiste rechts unten angezeigt und ermöglicht Ihnen einen Schnellzugriff auf die Objekte in der Zwischenablage. Schließen Sie das Dialogfenster Zwischenablage, so verschwindet auch das Symbol in der Taskleiste. Um das Symbol in der Taskleiste auch trotz Schließen des Dialogfensters Zwischenablage verwenden zu können, müssen die Optionen drei und vier aktiviert sein.

5. Beim Kopieren Status bei Aufgabenbereich anzeigen. Diese Option aktiviert eine weitere Anzeigefunktion, die Sie beim Kopieren informiert, wie viele Objekte bereits in der Zwischenablage liegen.

Diese Meldung erscheint nur für einige Sekunden und verschwindet von selbst wieder.

TIPP

Wenn Sie in der Taskleiste rechts unten mit der Maus auf das Symbol  zeigen, erhalten Sie die Information, wie viele Objekte sich gerade in der Zwischenablage befinden. Ein Rechtsklick öffnet ein Menü, das Ihnen die Funktionen des Dialogfensters Zwischenablage zur Verfügung stellt.

TIPP

Excel prüft, ob sich bereits ein identisches Objekt in der Zwischenablage befindet. Ist dies der Fall, wird nicht kopiert.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Sie möchten nun die Excel-Zwischenablage so einstellen, dass Sie beim zweimaligen Kopieren automatisch angezeigt wird. Um die folgenden Schritte nachvollziehen zu können, öffnen Sie die Arbeitsmappe umsatzauswertung_3_2_5_3.xlsx.

1. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf den Dialogstarter.

2. Klicken Sie in der Zwischenablage auf die Schaltfläche Optionen.

3. Aktivieren Sie die Option Office-Zwischenablage anzeigen, wenn Strg+C zweimal betätigt wurde.

4. Schließen Sie die Zwischenablage.

Sie haben nun erfolgreich die Zwischenablage so eingestellt, dass sie beim zweimaligen Kopieren automatisch angezeigt wird. Das Ergebnis können Sie mit der Datei umsatzauswertung_3_2_5_3_e.xlsx unter der Schaltfläche Optionen in der Zwischenablage vergleichen.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Bitte öffnen Sie die Arbeitsmappe umsatzauswertung_3_2_5_3_u.xlsx. Deaktivieren Sie die Option Office-Zwischenablagesymbol auf Taskleiste anzeigen. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Datei umsatzauswertung_3_2_5_3_ue.xlsx.

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