Excel: Häufigkeit bestimmen mit Berichtslayouten und Formaten

DARUM GEHT’S

Sie möchten für Ihre Pivottabelle ein anderes Berichtslayout definieren, um den Aufbau der Pivottabelle schnell zu verändern. Weiterhin möchten Sie die Tabelle durch vordefinierte PivotTable-Formate optisch verbessern. Damit können Sie auch in Excel die Häufigkeit von Werten bestimmen.
Wie Sie mit vorgefertigten Berichtslayouts und PivotTable-Formaten arbeiten können, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

Häufigkeit

SO WIRD’S GEMACHT

Excel bietet Ihnen drei verschiedene Berichtslayouts an, durch die Sie die Datenanordnung in Ihrer Pivottabelle schnell und flexibel verändern können. Standardmäßig wird Ihre Pivottabelle im Berichtslayout Kurzformat dargestellt. Weitere Berichtslayouts sind das Gliederungsformat und das Tabellenformat. Alle drei Formen des Berichtslayouts werden Ihnen im Folgenden vorgestellt:

Berichtslayout Kurzformat

Dieses Format kommt besonders dann zur Geltung, wenn die Zeilenbeschriftung zwei Felder beinhaltet. In diesem Fall werden die Felder der zweiten Ebene eingerückt und können über das Minus-Symbol Häufigkeit vor der ersten Ebene aus- bzw. mit dem Plus-Symbol Häufigkeit eingeblendet werden. Außerdem werden auf der ersten Ebene die darunter liegenden Daten zusammengefasst.


Häufigkeit

Soweit dieses Format nicht standardmäßig aktiviert ist, klicken Sie in den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Häufigkeit . Klicken Sie im Auswahlmenü auf die Option Häufigkeit.

TIPP

Möchten Sie alle Gliederungsebenen minimieren bzw. erweitern, markieren Sie eine Ebene und klicken Sie in den PivotTable-Tools im Register Optionen in der Gruppe Aktives Feld auf die Schaltfläche Gesamtes Feld reduzieren Häufigkeit bzw. auf Gesamtes Feld erweitern Häufigkeit.

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ACHTUNG

Sollten Ihnen die Symbole Häufigkeit und Häufigkeit nicht in der Tabelle angezeigt werden, klicken Sie bei den PivotTable-Tools im Register Optionen in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Häufigkeit.

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Berichtslayout Gliederungsformat

Das Layout wählen Sie in den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe Layout über die Schaltfläche Häufigkeit aus. Klicken Sie im Auswahlmenü auf die Option Häufigkeit.
In diesem Format werden die Zeilenfelder in verschiedenen Spalten angezeigt und nicht, wie im Kurzformat, in einer Spalte mit Einrückungen dargestellt. Dabei wird die zweite Ebene in der nächsten Spalte angezeigt. Auch hier werden die Werte in der ersten Ebene für die darunter liegende Ebene zusammengefasst.

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Berichtslayout Tabellenformat

Das Layout wählen Sie in den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe Layout über die Schaltfläche Häufigkeit aus. Klicken Sie im Auswahlmenü auf die Option Häufigkeit.
Bei dem Format Berichtslayout Tabellenformat werden, wie bereits im Gliederungsformat beschrieben, die Zeilenfelder in verschiedenen Spalten angezeigt. Allerdings beginnt die zweite Ebene direkt neben der ersten Ebene und nicht eine Zeile unter der ersten Ebene. Eine Zusammenfassung der Werte wird bei diesem Layout in einer separaten Ergebniszeile angezeigt.

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TIPP

Mit den Optionen Häufigkeit und Häufigkeit können Sie auswählen, ob die Elementnamen in jeder Zeile oder nur in der ersten Zeile einer Gruppe angezeigt werden.

PivotTable-Formate nutzen

Sie können einer Pivottabelle ein PivotTable-Format zuweisen, um die farbliche Gestaltung anzupassen. Für die Zuweisung eines Formats markieren Sie eine beliebige Zelle in der Pivottabelle. Wählen Sie dann in den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe PivotTable-Format das gewünschte Format aus.

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TIPP

Wenn Sie mit dem Cursor über die unterschiedlichen Formate fahren, wird Ihnen das Tabellen-Design in der Live-Vorschau angezeigt, ohne dass es der Tabelle zugewiesen wird. So können Sie Formate testen, bevor Sie sich für eines entscheiden.
Weitere Möglichkeiten, um das Format Ihrer Pivottabelle zu bearbeiten, finden Sie in den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe Optionen für PivotTable-Formate.
So können Sie die Formatierungen der Zeilen- bzw. Spaltenüberschriften über die Schaltflächen Häufigkeit und Häufigkeit aktivieren bzw. deaktivieren.
Möchten Sie alle Zeilen der gleichen Instanz farblich hervorheben, aktivieren Sie die Option Häufigkeit. Damit erhöhen Sie die Lesbarkeit der Tabelle. Ein Beispiel für die Auswirkungen einer Deaktivierung und einer Aktivierung dieser Option sehen Sie im Folgenden:

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Analog können Sie die verschiedenen Spalten farblich hervorheben, indem Sie die Schaltfläche Häufigkeit aktivieren.

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SCHRITT FÜR SCHRITT

Definieren Sie für Ihre Pivottabelle das Berichtslayout Tabellenformat. Um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können, öffnen Sie bitte die Datei Kundenbestelldatei_03_09_04_05.xlsx.

1.    Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Pivottabelle und aktivieren Sie den PivotTable-Bereich, indem Sie eine Zelle markieren.

2.    Klicken Sie in den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Häufigkeit.

3.    Wählen Sie die Option Häufigkeit aus.

4.    Wählen Sie nun in der Gruppe PivotTable-Formate das Format Hell17 aus.

Ihr Ergebnis sollte nun nach der Änderung wie folgt aussehen:

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Das Ergebnis können Sie bei Bedarf auch gerne mit der folgenden Datei vergleichen: Kundenbestelldatei_03_09_04_05_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie bitte die Datei Kundenbestelldatei_03_09_04_05_u.xlsx. Versehen Sie die Pivottabelle mit einem vordefinierten PivotTable-Format. Wählen Sie das Format Mittel 9, welches Sie an neunter Stelle in der Auswahl der PivotTable-Formate unter dem Bereich Mittel finden. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestelldatei_03_09_04_05_ue.xlsx. Auf diese Weise können Sie in Excel die Häufigkeit von Werten ermitteln.

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