Excel „ist gleich“: Benutzerdefinierter AutoFilter für Textspalten

DARUM GEHT’S

Sie wollen eine Tabelle so filtern, dass alle Kunden, die mit dem Buchstaben “A” beginnen, angezeigt werden, und gleichzeitig nur die Bestellungen der betreffenden Kunden sichtbar sind, die eine 4-stellige Artikelnummer haben. Da Sie nicht die exakten Filterkriterien (also den genauen Kundennamen und die genaue Artikelnummer) eingeben möchten, wollen Sie diese Filterung mit dem benutzerdefinierten AutoFilter für Textspalten vornehmen. Dieser bietet Ihnen die Möglichkeit, mit so genannten Platzhaltern zu arbeiten und in Excel das „ist gleich“ Kriterium zu nutzen.

Wie Sie mit dem benutzerdefinierten Textfilter arbeiten sowie Platzhalter in Excel 2010 benutzen können, um die Filterfunktionalität zu erweitern, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Der benutzerdefinierte AutoFilter gibt Ihnen die Möglichkeit, eine ungefähre Eingabe von Suchkriterien vorzunehmen. Aktivieren Sie dafür zunächst den AutoFilter. Danach klicken Sie auf den Filterpfeil der entsprechenden Spalte (hier: Spalte Kunde) und wählen Textfilter aus. Das nun angezeigte Untermenü ermöglicht es Ihnen, einfache Kriterien mittels Platzhaltern direkt einzugeben bzw. den benutzerdefinierten Filter aufzurufen, um komplexere Einträge zu erstellen.

1. Es werden genaue Übereinstimmungen bei der Eingabe von Filterkriterien oder der Ausschluss eines Kriteriums ermöglicht, wenn Sie in Excel Ist gleich… oder Ist nicht gleich… verwenden. So können beispielsweise Datensätze gefunden werden, die einem bestimmten Kundennamen exakt entsprechen oder nicht entsprechen.

2. Wenn Sie nach Text filtern möchten, der mit einem bestimmten Zeichen beginnt oder endet, wählen Sie Beginnt mit… oder Endet mit… aus. Ein Anwendungsbeispiel wäre, alle Datensätze zu filtern, deren Artikelnummer mit einem “R” beginnt.

3. Um nach Text mit bestimmten Zeichen an einer beliebigen Stelle zu suchen oder Text mit eben diesen Zeichen auszuschließen, benutzen Sie die Befehle Enthält… bzw. Enthält nicht…. So können Sie z. B. alle Kundennamen herausfiltern, die die Zeichenfolge “GmbH” im Namen enthalten oder nicht enthalten.

4. Der benutzerdefinierte Filter ermöglicht es Ihnen, auf alle soeben beschriebenen Befehle zuzugreifen und diese darüber hinaus mit weiteren Kriterienoptionen sowie mit einer UND/ODER-Verknüpfung zu verbinden.

Wenn Sie sich alle Kunden anzeigen lassen wollen, deren Name mit “A” anfängt, klicken Sie auf den Befehl Beginnt mit…, geben Sie im geöffneten Dialogfenster “A” ein und bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

TIPP

Die Anführungszeichen sind bei der Eingabe von Textkriterien nicht unbedingt erforderlich und können somit auch weggelassen werden.

Sie möchten nun alle Datensätze herausfiltern, die eine 4-stellige Artikelnummer besitzen. Wenn Sie bei der Erstellung von Filterkriterien nach einer bestimmten Anzahl von Zeichen suchen, ist es sinnvoll, mit Platzhaltern zu arbeiten.

ACHTUNG

Diese Funktionalität besteht nur für Textspalten. Bei numerischen Spalten bzw. Spalten mit Datumsangabe kann nicht mit Platzhaltern gearbeitet werden.

Um mit Platzhaltern arbeiten zu können, ist es notwendig, den benutzerdefinierten AutoFilter zu aktivieren. Dazu wählen Sie aus der Auswahlliste des Filterpfeils der Spalte “ART NUMMER” den Befehl Textfilter aus und klicken dann in Excel auf Ist gleich… .

Bei der Arbeit mit Platzhaltern haben Sie die Auswahl zwischen dem * (Sternchen) und dem ? (Fragezeichen), die jeweils unterschiedliche Ergebnisse liefern:

Bedeutung Gefundene Zeichen Beispiel
? (Fragezeichen) Ein beliebiges einzelnes Zeichen Die Eingabe “Schmi?t” gibt z. B. “Schmidt” und “Schmitt” zurück
* (Sternchen) Eine beliebige Anzahl von Zeichen Die Eingabe “*ost” gibt z. B. “Nordost” und “Südost” zurück

Im konkreten Fall bedeutet dies die Eingabe “????”, da Sie nach vier beliebigen aufeinander folgenden Zeichen suchen. Mit einem Klick auf die Schaltfläche OK bestätigen Sie Ihre Einstellungen.

Die nun angezeigten Datensätze enthalten nur Bestellungen mit vierstelligen Artikelnummern.

TIPP

Natürlich ist es auch möglich, zwei Kriterien mittels einer UND/ODER Verknüpfung zu verwenden, um somit die Ergebnisliste weiter einzuschränken. Mehr dazu erfahren Sie in den Lernobjekten Benutzerdefinierter AutoFilter für Datumsspalten und Benutzerdefinierter AutoFilter für numerische Spalten.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Filtern Sie aus der Tabelle Kundenbestellungen_3_7_4_1.xlsx alle Datensätze heraus, die von Kunden getätigt wurden, die mit dem Buchstaben “A” beginnen und eine vierstellige Artikelnummer haben. Um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können, öffnen Sie die Datei Kundenbestellungen_3_7_4_1.xlsx.

  1. Aktivieren Sie den AutoFilter, indem Sie im Register Daten auf die -Schaltfläche innerhalb der Gruppe Sortieren und Filtern klicken.
  2. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spalte “Kunde” und wählen Sie aus der Auswahlliste den Befehl Textfilter aus.
  3. Klicken Sie auf Beginnt mit… und geben Sie den Buchstaben “A” in das Kriteriumfeld ein.
  4. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.
  5. Um das zweite Kriterium einzugeben, klicken Sie auf den Filterpfeil der Spalte “ART NUMMER”.
  6. Wählen Sie den Befehl Ist gleich… aus, nachdem Sie auf Textfilter in der Auswahlliste geklickt haben.
  7. Geben Sie die Zeichenfolge “????” in das Kriteriumfeld ein und bestätigen Sie dies mit einem Klick auf OK.
  8. Ihre Tabelle zeigt jetzt nur noch die gewünschten Bestelldaten an.

Sie können Ihr Ergebnis mit der folgenden Datei vergleichen:
Kundenbestellungen_3_7_4_1_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Datei Auftraege_3_7_4_1_u.xlsx und filtern Sie alle Bestellungen heraus, die von Kunden getätigt wurden, die mit dem Buchstaben “B” beginnen sowie eine 5-stellige Artikelnummer besitzen. Kontrollieren Sie Ihr Ergebnis mit der folgenden Datei: Auftraege_3_7_4_1_ue.xlsx.

Ihr Ergebnis sollte so aussehen:

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