Excel-Optionsfeld: Spezielle Anzeigemöglichkeiten in einer Pivottabelle

DARUM GEHT’S

Sie möchten in einer Pivottabelle für mehr Übersichtlichkeit sorgen und außerdem gruppierte Daten ausblenden. Nutzen Sie das Excel-Optionsfeld. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

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SO WIRD’S GEMACHT

Manchmal bedarf es spezieller Anzeigemöglichkeiten, um einen Wert zu erklären, eine Pivottabelle durch ein- und ausblenden von Gruppen übersichtlicher zu gestalten oder jedes einzelne Element im Seitenfeld einzeln auszuweisen. Diese Anzeigemöglichkeiten sind schnell anwendbar und werden Ihnen im Folgenden erklärt:

Gruppierte Daten ein- und ausblenden

Gruppierte Daten können Sie anhand der Schaltflächen Optionsfeld und Optionsfeld in der Pivottabelle erkennen. Durch einen Mausklick auf das Minus-Symbol schließen Sie die Gruppe und alle darunterliegenden Daten werden ausgeblendet. Das Minus-Symbol verwandelt sich daraufhin in ein Plus-Symbol. Ein erneutes Klicken mit der Maus auf das Plus-Symbol blendet die darunterliegenden Daten wieder ein. Die dabei ausgeblendeten Daten werden nicht gelöscht und bleiben nach wie vor im Ergebnis enthalten.

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Möchten Sie alle Gruppierungen in einem Arbeitsschritt aus- bzw. einblenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Gesamtes Feld reduzieren Optionsfeld bzw. die Schaltfläche Gesamtes Feld erweitern Optionsfeld. Die Schaltflächen finden Sie in den PivotTable-Tools im Register Optionen in der Gruppe Aktives Feld.

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ACHTUNG

Die Schaltflächen Gesamtes Feld reduzieren Optionsfeld und Gesamtes Feld erweitern Optionsfeld sind nur aktiviert (farbig hinterlegt), wenn sich der Cursor in den Zeilen- oder Spaltenbeschriftungen befindet.

Anzeigen von Quelldaten eines Wertefeldes

Da eine Pivottabelle die Quelldaten mit einer Rechenfunktion zusammenfasst, muss man erst zur Quelldatei zurückgehen, um die Zusammensetzung der jeweiligen Zahl herauszufinden. Schneller geht es im Bedarfsfall, wenn Sie sich die Daten als Drilldown anzeigen lassen.
Um diese Anzeige aufzurufen, klicken Sie doppelt auf die Zahl im Wertebereich, deren Zusammensetzung Sie angezeigt bekommen möchten. Excel zeigt Ihnen anschließend die Quelldaten des entsprechenden Wertes in einem neuen Tabellenblatt an.

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Elemente eines Seitenfeldes separat anzeigen

Excel bietet die Möglichkeit, zu jedem Element im Seitenfeld ein separates Tabellenblatt mit den einzelnen Daten zu erstellen. In diesem Beispiel beinhaltet das Seitenfeld die Kundenkategorie, die aus insgesamt drei Elementen A, B und C besteht.

Um diese separaten Tabellenblätter zu erzeugen, markieren Sie eine beliebige Zelle in der Pivottabelle. Wechseln Sie dann in den PivotTable-Tools ins Register Optionen und klicken Sie in der Gruppe PivotTable auf den Pfeil der Schaltfläche Optionsfeld. Anschließend wählen Sie Optionsfeld aus. Wählen Sie dann im gleichnamigen Dialogfenster das Element aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Optionsfeld. Excel erstellt nun separate Tabellenblätter in der Datei. Die Anzahl dieser neuen Tabellenblätter richtet sich nach der Anzahl der einzelnen Elemente. In diesem Beispiel wurden drei neue Tabellenblätter hinzugefügt und entsprechend der Elemente benannt.

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Leerzeilen einfügen

Oftmals kann es für die Übersichtlichkeit in Pivottabellen von Vorteil sein, wenn nach gruppierten Daten in den Zeilenfeldern eine Leerzeile eingefügt wird. Dies funktioniert allerdings nur, wenn die Pivottabelle aus mindestens zwei Zeilenfeldern besteht.

Klicken Sie in eines der gruppierten Elemente. Wechseln Sie ins Register Optionen in den PivotTable-Tools und klicken Sie in der Gruppe Aktives Feld auf das Excel-Optionsfeld Optionsfeld. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Feldeinstellungen. Wechseln Sie in diesem Dialogfenster ins Register Layout & Drucken.

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Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzeile nach jedem Elementnamen einfügen und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Optionsfeld. Nach jeder Gruppierung wurde nun eine Leerzeile eingefügt, die für mehr Übersichtlichkeit sorgt.

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TIPP

In den PivotTable-Tools im Register Entwurf in der Gruppe Layout befindet sich auch die Schaltfläche((Bild19))  , mit der Sie schnell Leerzeilen nach jedem Element hinzufügen und entfernen können.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Fügen Sie in die Pivottabelle Leerzeilen nach jeder Gruppierung ein, um die Übersichtlichkeit in der Tabelle zu erhöhen. Um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können, öffnen Sie die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_04.xlsx.

1.    Wechseln Sie zum Tabellenblatt Pivottabelle und markieren Sie die Gruppierung Heinz Schmidt.

2.    Klicken Sie nun im Register Optionen in der Gruppe Aktives Feld auf die Schaltfläche Optionsfeld, um das Dialogfenster Feldeinstellungen zu öffnen.

3.    Wählen Sie im Register Layout & Drucken das Kontrollfeld Leerzeile nach jedem Elementnamen einfügen aus.

4.    Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

Nach jeder Gruppierung hat Excel nun eine Leerzeile eingefügt. Ihr Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

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Das Ergebnis können Sie bei Bedarf auch gerne mit der folgenden Datei vergleichen: Kundenbestelldatei_03_09_05_04_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie bitte die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_04_u.xlsx und blenden Sie die gruppierten Daten unterhalb des jeweiligen Sachbearbeiters aus. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_04_ue.xlsx.

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