Excel – Rechnung mit Uhrzeit

DARUM GEHT’S

Sie verwenden häufig Excel? Eine Rechnung mit Excel durchzuführen ist eine praktische Möglichkeit, wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wie viele Stunden zwischen zwei Uhrzeiten liegen.

Wie Sie mit Uhrzeiten rechnen und was Sie bei der Excel-Rechnung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

Rechnung

SO WIRD’S GEMACHT

Uhrzeiten werden in Excel als Bruchteile von Zahlen gespeichert. Wenn “1” einen ganzen Tag darstellt, so ist “0,5” ein halber Tag oder 12 Stunden. “1,5” Tage sind somit eineinhalb Tage oder 36 Stunden, “0,25” entspricht 6 Stunden.
Die Eingabe von Zeitwerten muss grundsätzlich mit einem Doppelpunkt erfolgen, damit Excel die Eingabe als Uhrzeit erkennt. “5:30” steht für 5 Stunden, 30 Minuten. Mit einem weiteren Doppelpunkt können Sie die Sekunden abtrennen, beispielsweise “1:12:25” für 1 Stunde, 12 Minuten und 25 Sekunden.

ACHTUNG

Beachten Sie, dass Excel negative Zeitwerte nicht berechnen kann. Die Berechnung der Stunden von 22:00 abends bis 6:00 morgens ist nur in zwei Schritten möglich: 22:00 bis 24:00 und 0:00 bis 6:00.
Hier sehen Sie ein Beispiel zur Excel-Rechnung: Im folgenden wird die Arbeitszeit berechnet: Dafür wird der Arbeitsbeginn vom Arbeitsende subtrahiert und die Mittagspause abgezogen.

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Wenn Sie nun die Arbeitszeiten aller Wochentage miteinander addieren (in diesem Beispiel in Zelle F9), sehen Sie, dass das Ergebnis nicht korrekt sein kann:

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Dies hat folgenden Grund: Das eingestellte Zahlenformat zeigt Uhrzeiten an und kann Werte über 24:00:00 nicht darstellen. Mit dieser Formatierung ergibt die Addition von 17:00 plus 18:00 die Uhrzeit 11:00.
Wenn Sie nun bei einer Excel-Rechnung mehrere Stunden aufaddieren möchten, müssen Sie die Ergebniszelle anders formatieren, um ein sinnvolles Ergebnis zu erhalten. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf den Dialogstarter. Es öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren:

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Unter den verschiedenen Typen für das Uhrzeitformat finden sich solche, die mit 1 beginnen (z.B. 13:30:55), und solche, die mit 3 beginnen (z.B. 37:30:55). Diese Formatierungen bewirken Unterschiedliches. Im folgenden Beispiel werden die Uhrzeiten 17:00 und 18:00 addiert. Je nachdem welche Formatierung die Zielzelle aufweist, wird ein anderes Ergebnis angezeigt:

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Das obere Ergebnis wurde mit der Formatierung 13:30:55 versehen und zeigt als Ergebnis 11:00:00 an. Dies ist die Uhrzeit, die man erhält, wenn man 18 Stunden auf 17 Uhr addiert.
Das untere Ergebnis mit der Formatierung 37:30:55 zeigt an, wie viele Stunden 17 Stunden plus 18 Stunden ergibt, nämlich 35 Stunden.
Die Formatierungen, die mit 1 beginnen, zeigen also eine Uhrzeit an, wohingegen die Formatierungen mit einer 3 eine Summe an Stunden anzeigen.
Verwenden Sie also, wenn Sie eine Uhrzeit ermitteln möchten, ein 1-Format, wenn Sie eine Summe an Stunden berechnen möchten, ein 3-Format.

TIPP zur Excel-Rechnung:

Die von Excel angebotenen Formate für die Uhrzeiten beinhalten nur zwei, die keine Uhrzeit, sondern die reine Stundenanzahl anzeigen. Beide Formate umfassen auch die Anzahl der Sekunden. Wenn Sie die Anzeige der Sekunden stört, können Sie ein benutzerdefiniertes Format erstellen. Formatieren Sie dafür die Zelle zunächst mit dem passenden vordefinierten Uhrzeitformat. Der Inhalt der Zelle sieht nun beispielsweise so aus:

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Klicken Sie nun im Register Start in der Gruppe Zahl auf den Dialogstarter. Im Dialogfenster Zellen formatieren, wählen Sie nun die Kategorie Benutzerdefiniert aus.

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Im Eingabefeld Typ wird das aktuell eingestellte Format
h]:mm:ss;@” angezeigt. (das @-Zeichen weist daraufhin, dass es sich nicht um eine Uhrzeit handelt.) Löschen Sie dort die Zeichen “:ss”. Und klicken Sie auf OK.
Die Stundenanzahl wird nun ohne die Sekunden angezeigt.

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SCHRITT FÜR SCHRITT

Hier erfahren Sie Schritt für Schritt beispielhaft alles Wichtige zur Excel-Rechnung mit Uhrzeiten. Berechnen Sie zunächst die Stundensumme. Damit Sie die folgenden Schritte nachvollziehen können, öffnen Sie bitte die Arbeitsmappe arbeitszeit_3_4_6_2.xlsx.

1.    Geben Sie in Zelle E4 die Formel “=C4-B4-D4” ein.

2.    Kopieren Sie die Formel in die Zellen E5:E8.

3.    Markieren Sie die Zelle E9 und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung.

4.    Bestätigen Sie den Vorschlag von Excel mit der [Enter]-Taste.

5.    Markieren Sie die Stundensumme in Zelle E9.

6.    Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zahl auf den Dialogstarter. Es öffnet sich das Dialogfenster Zellen formatieren.

7.    Wählen Sie im Register Zahlen die Kategorie Uhrzeit.

8.    Wählen Sie unter Typ die Einstellung 37:30:55.

9.    Wechseln Sie nun zur Kategorie Benutzerdefiniert.

10.    Klicken Sie in das Eingabefeld Typ und löschen dort die Zeichen “:ss”.

11.    Bestätigen Sie Ihre Änderung durch einen Klick auf die Schaltfläche OK.

Ihr Ergebnis sollte nun wie folgt aussehen:

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Wenn Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen möchten, öffnen Sie hierzu die Arbeitsmappe arbeitszeit_3_4_6_2_e.xlsx.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Jetzt können Sie aktiv eine Excel-Rechnung zur Uhrzeit durchführen! Öffnen Sie dazu bitte die Arbeitsmappe tagesplanung_3_4_6_2_u.xlsx. Berechnen Sie für jeden Tagesordnungspunkt die Dauer.
Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Datei tagesplanung_3_4_6_2_ue.xlsx.

Ihr Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

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Kommentare

  1. Thomä meint:

    Dieser Artikel war sehr hilfreich. Die direkte Excel-Hilfe hat mir nicht weiter geholfen, dieser Artikel aber schon. Dankeschön.

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