Excel – Teilergebnis und Gesamtergebnis in einer Pivottabelle

DARUM GEHT’S

Sie benutzen häufig Excel. Teilergebnis und Gesamtergebnis sind Ihnen als Berechnungsmöglichkeiten bekannt, Sie möchten aber mehr darüber erfahren?  Dann kommt Ihnen folgende Situation wahrscheinlich bekannt vor: Sie haben Elemente in einer Pivottabelle gruppiert. Nun möchten Sie je Gruppierung auch ein Teilergebnis einfügen. Beispielsweise haben Sie nach Sachbearbeiter gruppiert und möchten nun die Bestellhöhe je Sachbearbeiter als Teilergebnis anzeigen lassen.
Wie Sie in Excel Teilergebnis und Gesamtergebnisse in eine Pivottabelle einfügen, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

Teilergebnis

SO WIRD’S GEMACHT

Wie geht das?

In einer Pivottabelle können Sie mit Excel Teilergebnis und Gesamtergebnis für Spalten- und Zeilenfelder ein- und ausblenden bzw. bei Gruppierungen neu hinzufügen. Besonders im folgenden Beispiel wäre es vorteilhaft, ein Teilergebnis pro Sachbearbeiter einfließen zu lassen, um die Auswertung abzurunden.

Teilergebnis

Einfügen und Anzeigen von Teilergebnissen

Markieren Sie im PivotTable-Bereich die Gruppierung aus der Zeilen- oder Spaltenbeschriftung, für die Sie ein Teilergebnis in die Pivottabelle einfügen möchten. Klicken Sie im Register Optionen in der Gruppe Aktives Feld auf Teilergebnis, um zum Dialogfenster Feldeinstellungen zu gelangen.

Teilergebnis

Wählen Sie im Register Teilergebnisse & Filter das Kontrollfeld:

Automatisch aus, um ein Teilergebnis mit Hilfe der Standardzusammenfassungsfunktion SUMME einzufügen.

Teilergebnis

Benutzerdefiniert aus, um eine andere Funktion oder mehrere Funktionen einzufügen (für die Auswahl mehrerer Funktionen halten Sie beim Auswählen die [Strg]-Taste gedrückt). So können Sie beispielsweise ein Teilergebnis für die Anzahl und für die Summe einfügen.

Teilergebnis

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Teilergebnis.

Oft werden dabei die Teilergebnisse oberhalb der Elemente angezeigt. Sie können die Anordnung im Register Entwurf in der Gruppe Layout mit der Schaltfläche Teilergebnis verändern. Über das sich öffnende Auswahlmenü können Sie folgende Ansichten einstellen:

1.    Mit Teilergebnis werden die Teilergebnisse in der Pivottabelle am Ende einer Gruppierung hinzugefügt.
2.    Mit Teilergebnis werden die Teilergebnisse in der Pivottabelle am Anfang einer Gruppierung hinzugefügt.
3.    Mit Teilergebnis werden alle Teilergebnisse aus der Pivottabelle entfernt.

Teilergebnis

Ein- und Ausblenden von Gesamtergebnissen

Neben der Möglichkeit, ein Excel-Teilergebnis anzuzeigen, können natürlich auch Gesamtergebnisse ein- und ausgeblendet werden.
Auch die Gesamtergebnisse Ihrer Pivottabelle können Sie anpassen und entsprechend ein- oder ausblenden. Klicken Sie dafür im Register Entwurf in der Gruppe Layout auf die Schaltfläche Teilergebnis. In dem sich öffnenden Auswahlmenü stehen Ihnen vier verschiedene Optionen zur Verfügung:

Teilergebnis

1.    Mit Für Zeilen und Spalten deaktiviert, entfernen Sie in Ihrer Pivottabelle alle Gesamtergebnisse.
2.    Über Für Zeilen und Spalten aktiviert fügen Sie wieder die Gesamtergebnisse in die Pivottabelle ein.
3.    Möchten Sie nur das Gesamtergebnis der Zeilen eingeblendet haben, wählen Sie Nur für Zeilen aktiviert.
4.    Das Einblenden der Spaltengesamtergebnisse und das Ausblenden der Gesamtergebnisse der Zeilen erreichen Sie mittels Nur für Spalten aktivieren.

Teilergebnis

SCHRITT FÜR SCHRITT

Hier erfahren Sie beispielhaft alle Arbeitsschritte zum Arbeiten mit einem Excel-Teilergebnis und Gesamtergebnissen: In einer Pivottabelle wurde eine Gruppierung je zuständigem Sachbearbeiter hinzugefügt. Nun sollen dieser Gruppierung Teilergebnisse hinzugefügt werden. Öffnen Sie die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_03.xlsx, um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können.

1.    Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Pivottabelle und markieren die Gruppierung Heinz Schmidt.

2.    Klicken Sie nun im Register Optionen in der Gruppe Aktives Feld auf die Schaltfläche Teilergebnis, um das Dialogfenster Feldeinstellungen zu öffnen.

3.    Wählen Sie im Register Teilergebnisse & Filter das Kontrollfeld Automatisch aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Teilergebnis.

Sie haben nun ein Teilergebnis zu der Gruppierung hinzugefügt. Ihr Ergebnis sollte nun wie folgt aussehen:

Teilergebnis

Das Ergebnis können Sie bei Bedarf auch gerne mit der folgenden Datei vergleichen: Kundenbestelldatei_03_09_05_03_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Jetzt können Sie aktiv üben, mit den Funktionen von Excel – Teilergebnis und Gesamtergebnis – zu arbeiten. Öffnen Sie dazu die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_03_u.xlsx. Versetzen Sie die Teilergebnisse, welche derzeit in der Pivottabelle noch unterhalb der jeweiligen Gruppierung angezeigt werden, nach oben, so dass das Teilergebnis neben dem Gruppierungsnamen angezeigt wird. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis bei Bedarf mit der Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_03_ue.xlsx.

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