In Excel Gültigkeit von Daten prüfen: Werte, Formeln, Formate

DARUM GEHT’S

Sie haben in einer Datei mehrere Tabellen angelegt, welche die Umsatzzahlen verschiedener Standorte für das erste Quartal des Jahres auflisten. Zur besseren Übersicht haben Sie die Umsatzzahlen pro Monat auf jeweils einem Arbeitsblatt aufgeführt, d. h. es gibt ein Arbeitsblatt für Januar, ein weiteres für Februar und ein drittes für März.

Zu Auswertungszwecken möchten Sie auf einem weiteren Arbeitsblatt eine Tabelle erstellen, welche die Zeilen mit den Gesamtbeträgen der einzelnen Monate aufzeigt und diese zusammenrechnet.

Zur Erstellung der Tabelle können die Zeilen aus den einzelnen Arbeitsblättern kopiert werden. Ein normales Einfügen der kopierten Zeilen würde jedoch nicht das gewünschte Resultat bringen, da auch die Zellbezüge der Summenfunktion mit eingefügt werden. Diese würden sich in dem zusammenfassenden Arbeitsblatt jedoch auf leere Bereiche beziehen und würden somit 0 € ergeben.

Daher ist es notwendig, die Daten für die einzelnen Monate über einen speziellen Einfügevorgang zu kopieren, bei dem nur die Werte und nicht die dahinter liegenden Formeln eingefügt werden. Um sicher zu gehen, dass die Daten korrekt sind, können Sie in Excel die Gültigkeit der Datensätze überprüfen lassen.

Auch ein Kopieren des Formats der Tabelle ist auf diese Weise möglich.

Wie Sie Werte, Formeln und Formate über spezielle Einfügefunktionen eingeben, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Wenn Sie Werte, die sich aus Zellbezügen ergeben, in ein anderes Arbeitsblatt kopieren oder eine andere Datei erstellen möchten, benötigen Sie die Funktion Inhalte einfügen. Um Inhalte auf diese Weise zu kopieren, markieren Sie zunächst wie gewohnt den zu kopierenden Datenbereich und klicken auf die Schaltfläche .

TASTENKOMBINATION

Sie können zum Kopieren auch die Tastenkombination [Strg] + [C] benutzen.

Wechseln Sie dann in das Arbeitsblatt bzw. die Datei, in welche Sie die kopierten Daten einfügen möchten. Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Position.

Um die gewünschte Einfügefunktion zu wählen, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche  in der Gruppe Zwischenablage des Registers Start. Im nun geöffneten Katalog wählen Sie Inhalte einfügen… aus.

Das daraufhin erscheinende Dialogfenster Inhalte einfügen bietet verschiedene Einfüge- und Vorgangsmöglichkeiten. In diesem Lernobjekt werden die Einfügemöglichkeiten besprochen, mit den Vorgangsmöglichkeiten befasst sich das Lernobjekt Daten kombinieren: mathematische Operationen.

Die linke Spalte des Bereichs Einfügen beinhaltet folgende Optionen:

1. Diese Option fügt den gesamten Zellinhalt sowie die Formatierung der kopierten Daten ein.

2. Diese Option fügt nur die in der Bearbeitungsleiste einsehbaren Formeln der kopierten Daten ein.

3. Bei Aktivierung dieser Option werden nur die in den Zellen angezeigten Werte der kopierten Daten eingefügt.

4. Ist diese Option aktiviert, werden ausschließlich die Zellformatierungen der kopierten Daten eingefügt.

5. Hiermit werden nur die Kommentare eingefügt, die evtl. an die kopierte Zelle angefügt sind.

6. Diese Option fügt Datenüberprüfungsregeln der kopierten Zellen ein, damit können Sie Ihre Daten in Excel auf Gültigkeit überprüfen lassen.

In der rechten Spalte finden Sie folgende Funktionen:

1. Diese Option fügt alle Zellinhalte mit allen Formatierungen ein.

2. Ist diese Option aktiviert, werden alle Inhalte und Formatierungen der kopierten Zellen mit Ausnahme der Rahmen eingefügt.

3. Haben Sie diese Option aktiviert, wird die Breite einer kopierten Spalte oder eines Spaltenbereichs für eine andere Spalte bzw. einen anderen Spaltenbereich übernommen.

4. Aktivieren Sie diese Option, um ausschließlich Formeln und Zahlenformatierungen aus den kopierten Zellen einzufügen.

5. Hiermit fügen Sie die Werte und Zahlenformatierungen aus den kopierten Zellen ein.

Wenn Sie ausschließlich Werte ohne die dahinter stehenden Formeln und Formatierungen übernehmen möchten, kopieren Sie die Werte, die Sie übernehmen möchten. Klicken Sie anschließend in das Arbeitsblatt bzw. die Datei, in die die Werte übernommen werden sollen und setzen Sie den Cursor in die Zelle, ab der die kopierten Werte eingefügt werden sollen. Öffnen Sie über Start →Einfügen→Inhalte einfügen… das Dialogfenster Inhalte einfügen, aktivieren Sie die Option Werte und klicken Sie auf OK.