In Excel Listen erstellen mit Pivottabellen

DARUM GEHT’S

Sie haben eine Excel-Tabelle mit vielen Datensätzen erstellt, beispielsweise eine Auflistung aller Kundenbestellungen der letzten Monate. Diese Tabelle möchten Sie nun hinsichtlich verschiedener Aspekte auswerten. Beispielsweise möchten Sie sowohl die Bestellhöhe jedes einzelnen Kunden, wie auch die Gesamtbestellhöhe aller Bestellungen ermitteln. Außerdem möchten Sie die Verkaufsgebiete Nord, Mitte und Süd auswerten und die Bestellgröße dieser einzelnen Gebiete aufführen.
Wie Sie mit der Funktion PivotTable in Excel Listen erstellen, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

Listen erstellen

SO WIRD’S GEMACHT

Bevor Sie eine Excel-Liste erstellen, sollten Sie sich zunächst grundsätzlich Gedanken machen, welche Informationen Sie ermitteln möchten. Um dann die Pivottabelle zu erstellen, markieren Sie eine beliebige Zelle innerhalb des Datenbereichs, für den Sie die Pivottabelle erstellen möchten. Wechseln Sie nun zum Register Einfügen und klicken Sie in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche Listen erstellen. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster PivotTable erstellen. Hier können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

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1.    Die Option Tabelle oder Bereich auswählen ist automatisch ausgewählt und bezieht sich auf den Tabellenbereich, indem der Cursor stand, bevor Sie die Schaltfläche Listen erstellen angeklickt haben. Sie gibt den Tabellenbereich wieder, auf dem die Pivottabelle basieren wird. Sollten diese Angaben nicht korrekt sein, können Sie sie im Feld Tabelle/Bereich entsprechend verändern.

2.    Auch die Option Neues Arbeitsblatt ist automatisch aktiviert. Belassen Sie diese Einstellung, wird die Pivottabelle anschließend in einem neuen Arbeitsblatt angelegt.

3.    Wenn Sie die Pivottabelle in ein bestehendes Arbeitsblatt integrieren möchten, aktivieren Sie die Option Vorhandenes Arbeitsblatt und geben Sie im Feld Quelldatei die obere linke Position der Pivottabelle in dem gewünschten Arbeitsblatt ein.

Nach einem Klick auf die Schaltfläche Listen erstellen erscheint ein weiteres Tabellenblatt in Ihrer Excel-Datei.
Nach dem Bestätigen wird Ihnen im Tabellenblatt der PivotTable-Bereich und der Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste angezeigt.

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ACHTUNG

Sollte der Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste nicht angezeigt werden, können Sie diesen über die Schaltfläche Listen erstellen im Register Optionen der PivotTable-Tools unter der Gruppe Anzeigen aktivieren.
Mit Erstellung einer Pivottabelle werden die PivotTable-Tools mit weiteren Schaltflächen zur Bearbeitung von Pivottabellen geöffnet.

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ACHTUNG

Sollten die PivotTable-Tools nicht angezeigt werden, befinden Sie sich außerhalb des PivotTable-Bereichs. Klicken Sie zur Aktivierung der Tools in den PivotTable-Bereich.

Das Layout der Pivottabelle festlegen

Mit dem Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste können Sie nun das Layout und die damit verbundenen Auswertungen im PivotTable-Bereich bestimmen. Hierzu stehen Ihnen alle vorhandenen Spalten der Quelldatei, in diesem Beispiel der Kundenbestelldatei, im oberen Bereich der PivotTable-Feldliste zur Verfügung.

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Im Bereich PivotTable-Feldliste sind vier Feldbereiche angegeben, die folgende Funktionen haben:

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1.    Berichtsfilter: Über den Berichtsfilter haben Sie die Möglichkeit, die Daten Ihrer Pivottabelle mittels eines Filters einzuschränken. Wählen Sie für den Filter Werte aus der Quelldatei, die beispielsweise eine Kategorie und Gruppierung der Daten beinhalten.

2.    Spaltenbeschriftung: Legen Sie fest, welche Daten aus der Quelldatei in Ihrer neuen Pivottabelle als Spaltenüberschriften dienen sollen.

3.    Zeilenbeschriftung: Legen Sie fest, welche Daten aus der Quelldatei in Ihrer neuen Pivottabelle als Zeilenüberschriften dienen sollen.

4.    Werte: In diesem Bereich legen Sie die Werte fest, die später über eine Rechenoperation, zum Beispiel mit der Funktion Summe, berechnet werden sollen.

Um nun die richtigen Felder in die Pivottabelle zu verschieben, ziehen Sie bei gedrückter linker Maustaste den Feldnamen, beispielsweise Kundenname, in den gewünschten Feldbereich. Lösen Sie im Feldbereich die linke Maustaste, wird der Feldname eingefügt. Gleichzeitig verändert sich auch der PivotTable-Bereich.

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Mit den weiteren Feldern verfahren Sie genauso. Ziehen Sie die gewünschten Feldnamen in die von Ihnen vorgesehenen Feldbereiche. Jeder Feldname, der bereits in einem Feldbereich verwendet wird, wird anschließend in der Feldliste mit einem aktivierten Kontrollfeld hervorgehoben. Beim Festlegen des Layouts kann es auch vorkommen, dass bestimmte Feldnamen nicht für die Auswertung in der Pivottabelle herangezogen werden. Diese sind nicht mit einem Haken versehen und damit auch deaktiviert.

Im folgenden Beispiel wurden die Kundennamen und die Verkaufsgebiete gegenübergestellt und die Bestellgröße, die auch aus mehreren Bestellungen bestehen kann, berechnet. Mit diesem Layout erhalten Sie:

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einen Berichtsfilter, mit dem Sie nach den Kundenkategorien A, B und C filtern können (gelber Bereich)

die Bestellgröße pro Verkaufsgebiet (grüner Bereich)

die Bestellgröße pro Kunde (roter Bereich)

die Gesamtsumme aller Bestellungen (blauer Bereich)

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TIPP

Nach Erstellung der Pivottabelle können Sie die Formatierung verändern: beispielsweise die Breite der Spalten verändern, die Werte als Eurobeträge formatieren, andere Farben benutzen und vieles mehr. Sie können aber auch die Pivottabelle in Ihrem Aufbau verändern.

TIPP

Sie können die Ansicht des Aufgabenbereiches PivotTable-Feldliste über die Schaltfläche Listen erstellen verändern. Hier stehen Ihnen fünf verschiedene Ansichten zur Verfügung. Nach Auswahl der gewünschten Ansicht wird das Layout des Aufgabenbereiches entsprechend verändert.

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SCHRITT FÜR SCHRITT

Werten Sie die Kundenbestellungen der letzten Monate in Form einer Pivottabelle aus, um eine Excel-Liste zu erstellen. Analysieren Sie dabei die Bestellhöhe pro Kunde und pro Kundenkategorie A, B, und C. Um später außerdem die Verkaufsgebiete Nord, Mitte und Süd einzeln betrachten zu können, ist das Einbinden eines Berichtsfilters von Vorteil. Für die Erstellung dieser Pivottabelle öffnen Sie bitte die Datei Kundenbestelldatei_03_09_03_02.xlsx.

1.    Markieren Sie eine Zelle in der Tabelle Kundenbestellungen.

2.    Wechseln Sie ins Register Einfügen.

3.    Klicken Sie anschließend in der Gruppe Tabellen auf die Schaltfläche Listen erstellen.

4.    Verändern Sie die Optionen im Dialogfenster PivotTable erstellen nicht und bestätigen Sie mit OK.

5.    In der Kundenbestelldatei wurde nun ein neues Tabellenblatt vor das Tabellenblatt Kundenbestellungen eingefügt.

6.    Weisen Sie nun den einzelnen Feldbereichen die folgenden Feldnamen zu. Halten Sie hierfür den jeweiligen Feldnamen mit gedrückter linker Maustaste fest und ziehen Sie ihn in den gewünschten Feldbereich.

7.    Wählen Sie für den Bereich Berichtsfilter den Feldnamen Verkaufsgebiet, für den Bereich Spaltenbeschriftung den Feldnamen Kundenkategorie, für den Bereich Zeilenbeschriftung den Feldnamen Kundenname und zum Schluss für den Bereich Werte den Feldnamen Bestellhöhe.

8.    Nach der Auswahl wird Ihnen im Bereich der Pivottabelle die dazugehörige Auswertung angezeigt.

Ihr Ergebnis sollte nun wie folgt aussehen:

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Das Ergebnis können Sie bei Bedarf auch gerne mit der folgenden Datei vergleichen: Kundenbestelldatei_03_09_03_02_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Datei Kundenbestelldatei_03_09_03_02_u.xlsx. Erstellen Sie für die Kundenbestellungen der letzten Monate eine Auswertung in Form einer Pivottabelle. Betrachten Sie dabei die Bestellhöhe pro Kundenkategorie und pro Verkaufsgebiet. Das Einbinden eines Berichtsfilters ist für diese Aufgabe nicht notwendig.
Vergleichen Sie anschließend Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestelldatei_03_09_03_02_ue.xlsx, die zwei mögliche Lösungs-Varianten enthält. Welche Variante Sie erhalten, hängt davon ab, in welches Feld Sie das Verkaufsgebiet und die Kundenkategorie ziehen.

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