In Excel nach Datum sortieren – Aktivieren des AutoFilters

DARUM GEHT’S

Sie haben in einer Tabelle die Details zu Kundenbestellungen abgespeichert und möchten sich ausschließlich ganz bestimmte Bestellungen (z. B. Bestellungen, die bis zu einem bestimmten Datum eingegangen sind) anzeigen lassen, oder wollen in Excel nach Datum sortieren. Um Ihre Tabelle entsprechend vorzubereiten, möchten Sie den AutoFilter aktivieren, mit dem Sie jederzeit die gewünschten Datensätze filtern können.

Wie der AutoFilter für eine Tabelle aktiviert wird, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Excel 2010 bietet Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe des AutoFilters über jede Tabelle eine flexible Filterfunktionalität zu legen. Dadurch können Sie sich – basierend auf frei wählbaren Kriterien – verschiedene Datensätze anzeigen lassen. Je nach Bedarf kann diese Filterung jederzeit flexibel verändert oder auch wieder aufgehoben werden.

Um Ihre Daten filtern zu können, z.B. um in Excel nach Datum zu sortieren, müssen Sie den AutoFilter zunächst aktivieren. Dabei sind zwei Faktoren zu beachten:

1. Excel geht davon aus, dass in der obersten Zelle jeder Tabellenspalte die Spaltenüberschrift steht und die eigentlichen Datensätze erst ab der zweiten Zeile gelistet sind.

2. Es muss sichergestellt werden, dass entweder eine Zelle innerhalb der Tabelle oder die gesamte Tabelle markiert ist.

Klicken Sie anschließend im Menüband im Register Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche .

TASTENKOMBINATION

Der AutoFilter kann auch über die Tastenkombination [Strg]+[Shift]+[L] aktiviert werden.

In jeder Zelle der ersten Tabellenzeile erscheinen nun Filterpfeile.

Wenn Sie nun beispielsweise auf die Pfeilschaltfläche in der Spalte “Kunde” klicken, öffnet sich eine Auswahlliste mit sämtlichen Kundennamen innerhalb dieser Tabellenspalte.

ACHTUNG

Sollte die Auswahlliste leere Bereiche enthalten, stellen Sie bitte sicher, dass sich in der Tabelle keine Leerzeilen zwischen der ersten Zeile (also der Spaltenüberschrift) und dem Datenbereich (den Zellen darunter) befinden.

Außerdem können Sie mit Hilfe der Auswahlliste benutzerdefinierte Filter erstellen, um die Filterkriterien optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen. So könnten Sie z. B. alle Bestellungen von Kunden herausfiltern, deren Name mit “A” beginnt, oder beispielsweise auch Bestellungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums getätigt wurden.

ACHTUNG

Je nach Datentyp enthält die Auswahlliste Textfilter, Datumsfilter oder auch Zahlenfilter mit entsprechend unterschiedlichen Auswahlmöglichkeiten.

TIPP

Sie können Auswahlliste auch nutzen, um erweiterte Sortiereinstellungen vorzunehmen. So können Sie Ihre Tabelle nach mehreren Kriterien nacheinander sortieren, etwa erst nach Kundenname, dann innerhalb der Kundennamen nach Bestelldatum und schließlich, für Bestellungen mit gleichem Kundennamen und gleichem Datum, nach Bestellwert.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Aktivieren Sie für die Tabelle den AutoFilter. Öffnen Sie dafür die Datei Kundenbestellungen_3_7_3_1.xlsx für die folgenden Schritte.

1. Wählen Sie eine Zelle innerhalb der Tabelle aus.

2. Klicken Sie im Register Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche .

3. Öffnen Sie die Auswahllisten der Spalten Kunde, BST DATUM und ANZ.

Sie können Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestellungen_3_7_3_1_e.xlsx vergleichen:

Ihre Ergebnistabelle sollte so aussehen:

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Datei Auftraege_3_7_3_1_u.xlsx und aktivieren Sie den AutoFilter für die angezeigte Tabelle. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der folgenden Datei:

Auftraege_3_7_3_1_ue.xlsx. Mit dem Gelernten, in diesem Lernobjekt, können Sie nun den Autofilter so anpassen, dass er in Excel nach Datum sortieren kann.

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