In Excel nach ungleich großen Zelleninhalten filtern

DARUM GEHT’S

Sie möchten Ihre Tabelle mit Kundenbestellungen nach komplexeren Kriterien filtern. Beispielsweise sollen alle Datensätze des Kunden “Basiler Vereinigte Werkstätten” angezeigt werden, bei denen die Bestellung per Post verschickt wurde oder bei denen der Bestellwert über 1000 € liegt. Das Filterergebnis soll in einem Zellbereich außerhalb der Originaltabelle angezeigt werden, so dass es als fester Bestandteil der Datei abgespeichert werden kann.

Der benutzerdefinierte Filter stößt hierbei an seine Grenzen, denn mit ihm kann man

• maximal zwei Kriterien innerhalb einer Spalte mit einer UND-Verknüpfung verwenden, d. h. die Verwendung von mehr als zwei Kriterien, die mit UND verknüpft sind, ist nicht realisierbar,

• eine ODER-Verknüpfung nur innerhalb einer Spalte anwenden, d. h. ODER-Verknüpfungen über mehrere Spalten hinweg sind unmöglich,

• die Ergebnistabelle nur im Bereich der Originaltabelle anzeigen, d. h. die Ausgabe der Ergebnistabelle kann nicht in einem anderen Zellbereich oder auf einem anderen Arbeitsblatt erfolgen.

Für diese Problemstellungen verwenden Sie deshalb den erweiterten Filter, welcher jedoch voraussetzt, dass man die Filterkriterien in einem Extrabereich außerhalb der Tabelle definiert. Um in Excel ungleich große Zelleninhalte zu filtern, muss der Filter neu eingestellt werden.

Wie man den erweiterten Filter vorbereitet, indem man den Kriterienbereich erstellt, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Bevor der erweiterte Filter (Spezialfilter) in Excel genutzt werden kann, muss, anders als beim AutoFilter, zuvor ein Kriterienbereich definiert werden. Dazu wird eine Kriterientabelle außerhalb der zu filternden Tabelle erstellt. Die Spaltenanzahl der Kriterientabelle entspricht der Anzahl der Filterkriterien. Hierbei ist es wichtig, dass die Spaltenüberschriften die exakt gleiche Beschriftung tragen wie die Spaltenüberschriften in der zu filternden Tabelle. In den Zeilen darunter werden die Filterkriterien eingetragen.

Um die Tabelle nach Kundennamen, Bestellwert und Versandart zu filtern, müssen in der Kriterientabelle drei Spalten entstehen, die mit “Kunde”, “BST WERT” und “VERSAND” beschriftet sind. Diese können in die Zellen L1, M1 und N1 eingetragen werden.

Bei der Eingabe der Filterkriterien ist zu beachten, dass Kriterien, die in einer Zeile eingegeben werden, mit einer UND-Verknüpfung verbunden sind, während Kriterien in unterschiedlichen Zeilen eine ODER-Verknüpfung darstellen:

Daher sollte in die Zelle L2 “Basiler Vereinigte Werkstätten” und in M2 “Post” eingegeben werden, während das Kriterium “<1000″, welches über eine ODER-Verknüpfung verbunden ist, in N3 eingetragen werden muss.

Generell können folgende Vergleichsoperatoren für numerische Werte verwendet werden. Unter anderem kann Excel nach ungleich starken Werten filtern:

Operator Bedeutung Beispiel Erklärung
= ist gleich =1000 alle Werte, die dem Wert 1000 entsprechen
< kleiner als <1000 alle Werte, die unterhalb 1000 liegen
> größer als >1000 alle Werte, die über 1000 liegen
<= kleiner gleich <=1000 alle Wert, bis maximal (inklusive) 1000
>= größer gleich >=1000 alle Werte ab (inklusive) 1000
<> ungleich <>1000 alle Werte, außer 1000

Es sind natürlich auch Berechnungen wie z. B. =10%*1000 möglich.

ACHTUNG

Sowohl bei der Spaltenbeschriftung als auch bei der Kriterieneingabe muss absolute Übereinstimmung bestehen, damit der erweiterte Filter funktioniert. Excel lässt jedoch die Klein- und Großschreibung außer Acht.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Ihre Tabelle mit Kundenbestellungen in der Datei Kundenbestellungen_3_7_5_1.xlsx soll für den erweiterten Filter vorbereitet werden. Bei der späteren Filterung sollen alle Datensätze des Kunden “Basiler Vereinigte Werkstätten” angezeigt werden, die per Post versandt wurden sowie alle Bestellungen, deren Bestellwert unter 1000 € liegt.

Öffnen Sie die oben genannte Datei, um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können.

1. Klicken Sie in die Zelle L1 neben der Bestelltabelle und geben Sie “Kunde” als erste Spaltenüberschrift ein.

2. Geben Sie in M1 “VERSAND” als Überschrift für die zweite Spalte ein.

3. In N1 schreiben Sie bitte “BST WERT”, um die dritte Spaltenüberschrift festzulegen.

4. Zur Kriterieneingabe für die Spalte “Kunde” geben Sie “Basiler Vereinigte Werkstätten” in L2 ein.

5. In M2 geben Sie “Post” als Kriterium für den Versand ein.

6. Das letzte Kriterium für den Bestellwert wird als mathematischer Ausdruck “<1000″ in N3 eingegeben:

Diese Kriterientabelle gibt nun drei Kriterien vor, zwei davon sind per UND-Verknüpfung verbunden, das dritte ist eine ODER-Verknüpfung.

Sie können Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestellungen_3_7_5_1_e.xlsx vergleichen.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Bereiten Sie die Bestelltabelle Auftraege_3_7_5_1_u.xlsx für den Einsatz des erweiterten Filters vor. Erstellen Sie dazu eine Kriterientabelle, die alle Bestellungen herausfiltert, die vom Kunden “Haustein Systeme” getätigt wurden und bei denen maximal fünf Artikel bestellt wurden.

Sie können Ihr Ergebnis mit der Datei Auftraege_3_7_5_1_ue.xlsx vergleichen:

Ihr Ergebnis sollte so aussehen:

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