Zellbezug in Excel zwischen verschiedenen Daten herstellen

DARUM GEHT’S

Sie haben in mehreren Tabellen die Umsatzzahlen verschiedener Eiscreme-Sorten mehrerer Standorte für das erste Quartal des Jahres aufgelistet. Zur besseren Übersicht haben Sie die Umsatzzahlen pro Monat auf jeweils einem Arbeitsblatt aufgelistet, d. h. es gibt ein Arbeitsblatt für Januar, ein weiteres für Februar und ein drittes für März.

Sie möchten nun die Daten für den Standort Frankfurt für die drei Monate des ersten Quartals separat in einer eigenen Datei zusammenstellen. Diese Tabelle soll stets die aktuellen Verkaufszahlen aus den Originaltabellen anzeigen und muss daher über eine Zellverknüpfung mit diesen verbunden werden.

Wie Sie einen Zellbezug in Excel zwischen mehreren Dateien herstellen, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Das Erstellen von Zellverknüpfungen zwischen zwei verschiedenen Dateien funktioniert prinzipiell genauso wie das Verknüpfen zwischen Zellen in unterschiedlichen Arbeitsblättern: Klicken Sie in die Zelle, in die die Verknüpfung erstellt werden soll. Geben Sie dann “=” ein, wechseln Sie über die Taskleiste in die Excel-Datei, welche die zu verknüpfende Zelle enthält und öffnen Sie dort ggf. das passende Arbeitsblatt. Klicken Sie dann in die entsprechende Zelle und drücken Sie [Enter]. Excel springt daraufhin in die Tabelle zurück, in die Sie die Verknüpfung eingefügt haben. Hier ein konkretes Beispiel:

Um eine Übersichtstabelle für Frankfurt zu erstellen, öffnen Sie die beiden entsprechenden Dateien: diejenige mit den Originaltabellen und jene, welche die Daten für Frankfurt anzeigen soll. Beginnen Sie mit der Zieldatei, welche bereits die Reihen- und Spaltenköpfe der neuen Tabelle anzeigt. Zur Verknüpfung des ersten Datensatzes für die Umsatzzahlen für Schokoladen-Eiscreme im Januar klicken Sie in Zelle B4 und geben “=” ein. Um den Zellbezug zur anderen Datei herzustellen, öffnen Sie nun über die Taskleiste diejenige Excel-Datei, welche die Daten für Frankfurt enthält.

ACHTUNG

Um einen Zellbezug in Excel zu einer anderen Datei herstellen zu können, muss diese Datei ebenfalls geöffnet sein.

Die Datei wird nun im Vordergrund angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem Arbeitsblatt Januar befinden und klicken Sie in die Zelle, zu der Sie die Verknüpfung herstellen wollen, in diesem Fall C4.

Drücken Sie dann die [Enter]-Taste. Excel übernimmt daraufhin die Verknüpfung und springt zurück in die Datei, in der Sie die Formel eingegeben haben.

TIPP

Sie können die Zellreferenz während der Eingabe überprüfen, indem Sie die Formelleiste überwachen. Darin wird die vollständige Zellreferenz angegeben, die in diesem Fall lauten muss. Dabei stellt der Eintrag innerhalb der eckigen Klammern den Dateibezug dar. Der nachfolgende Teil bis zum Ausrufezeichen (“Januar’!”) gibt die Referenz zum Tabellenblatt an. Bitte beachten Sie, dass die Referenz zur Zelle C4 als absolute Referenz $C$4 angegeben wird. Die Zellreferenzeingabe muss mit der [Enter]-Taste beendet werden, wodurch automatisch wieder die Frankfurt-Datei im Vordergrund angezeigt wird.

ACHTUNG

Auch in diesem Beispiel ist es möglich, die folgenden Zellbezüge für die restlichen Eiscreme-Sorten in der Januar-Spalte mittels der AutoAusfüllen-Funktion einzugeben. Allerdings muss vorher der absolute Zellbezug zur Zelle C4 in einen relativen umgewandelt werden. Mehr über relative und absolute Zellbezüge erfahren Sie im gleichnamigen Lernobjekt.
Dazu positionieren Sie den Mauszeiger in der Formelleiste innerhalb der Zellreferenz $C$4 . Nun drücken Sie die Taste [F4] so oft wie nötig, um alle $-Zeichen aus dieser Referenz zu entfernen. Der korrekte Eintrag sollte am Ende wie folgt aussehen:
=[Eiscreme_Verkauf_3_8_3_3.xlsx]Januar!C4.
Bestätigen Sie die Änderung mit der [Enter]-Taste. Nun können Sie wieder die AutoAusfüllen-Funktion nutzen. Platzieren Sie den Mauszeiger an der unteren rechten Ecke der Zelle B4, worauf dieser die Form eines schwarzen Kreuzes annimmt: . Daraufhin ziehen Sie mit gedrückter Maustaste den Zeiger bis auf Zelle B7. Die Zellbezüge werden ausgefüllt, die Werte für die anderen Eiscreme-Sorten sowie der Gesamtwert werden angezeigt.

TIPP

Damit das in der Tabelle vorgegebene Format erhalten bleibt, klicken Sie nach dem Ausfüllen auf den SmartTag, der unterhalb des ausgefüllten Bereiches angezeigt wird. Wählen Sie aus dem Menü die Option Ohne Formatierung ausfüllen.

Um in den beiden noch fehlenden Spalten die Daten für Februar und März anzuzeigen, gehen Sie auf die gleiche Weise vor. Geben Sie in Zelle C4 die Referenz zum Arbeitsblatt Februar innerhalb der Quelldatei an, indem Sie die Maus nutzen.

=[Eiscreme_Verkauf_3_8_3_3.xlsx]Februar’!C4

Nutzen Sie nun wieder die AutoAusfüllen-Funktion für den Rest der Spalte. Auch hierbei muss erst die Umwandlung der absoluten Referenz für die Zelle C4 erfolgen.

Für März erstellen Sie in Zelle D4 die Referenz =[Eiscreme_Verkauf_3_8_3_3.xlsx]März!C4 und füllen den Rest wie gerade erläutert aus.

Sobald die Datei Eiscreme_Verkauf_3_8_3_3.xlsx geschlossen wird, werden die Zellbezüge innerhalb der Frankfurt-Datei umgewandelt und als kompletter Pfad angegeben (z. B. ((Bild8)) ). Dadurch wird gewährleistet, dass die Tabelle in der Frankfurt-Datei immer die aktuellen Daten für die drei Monate anzeigt. Diese Aktualisierung wird künftig immer automatisch durchgeführt, solange es sich bei dem gespeicherten Pfad um eine gültige und zugängliche Referenz handelt.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Sie möchten einen Zellebezug in Excelzwischen den Dateien Eiscreme_Verkauf_3_8_3_3.xlsx und Frankfurt_3_8_3_3.xlsx erstellen. Öffnen Sie dafür beide Dateien, um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können.

1. Klicken Sie in der Datei Frankfurt_3_8_3_3.xlsx in die Zelle B4 und geben Sie ein Gleichheitszeichen (“=”) ein.

2. Klicken Sie nun in der Taskleiste auf die Excel-Schaltfläche und wählen Sie in der Minivorschau die Datei Eiscreme_Verkauf_3_8_3_3.xlsx. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem Arbeitsblatt Januar befinden.

3. Klicken Sie in die Zelle C4 und überprüfen Sie die Zellreferenz in der Formelleiste. Sie sollte wie folgt aussehen: .

4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der [Enter]-Taste. Daraufhin springt Excel wieder in die Datei Frankfurt_3_8_3_3.xlsx.

5. Stellen Sie sicher, dass Zelle B4 der Datei Frankfurt_3_8_3_3.xlsx ausgewählt ist und klicken Sie in die Formelleiste, so dass sich Ihr Mauszeiger innerhalb der absoluten Zellreferenz $C$4 befindet: .

6. Drücken Sie die [F4]-Taste drei Mal und beachten Sie, wie sich jedes Mal die $-Zeichen verändern. Nach dem dritten Mal wird C4 (ohne $-Zeichen) angezeigt.

7. Bestätigen Sie die Änderung mit [Enter].

8. Wählen Sie erneut die Zelle B4 aus und positionieren Sie Ihren Mauszeiger an der unteren rechten Ecke der Zelle, so dass er als schwarzes Kreuz angezeigt wird .

9. Ziehen Sie den Mauszeiger mit gedrückter linker Maustaste bis auf Zelle B7.

10. Lassen Sie die Maustaste los – die Zellen B4 bis B7 zeigen jetzt die gesamten Daten für Frankfurt im Januar an.

11. Damit die Formate erhalten bleiben, klicken Sie auf den SmartTag rechts unterhalb des ausgefüllten Bereiches und wählen Sie die Option Ohne Formatierung ausfüllen.

12. Um die Daten für Februar und März einzufügen, verfahren Sie analog.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen. Rufen Sie dazu die Datei Frankfurt_3_8_3_3_e.xlsx auf.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Dateien Muenchen_3_8_3_3_u.xlsx und Verkaufszahlen_3_8_3_3_u.xlsx und erstellen Sie in der Datei Muenchen_3_8_3_3_u.xlsx eine Tabelle, die automatisch die aktuellen Daten für München in den Monaten Januar bis März anzeigt. Nutzen Sie dabei Zellbezüge auf die Datei Verkaufszahlen_3_8_3_3_u.xlsx.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Ergebnis mit der folgenden Datei vergleichen:

Verkaufszahlen_3_8_3_3_ue.xlsx

Das fertige Ergebnis sollte wie folgt aussehen:

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