Excel: Formeln nutzen um eine Formatierung zu gestalten

DARUM GEHT’S

Sie können eine bedingte Formatierung auch vom Ergebnis einer Formel abhängig machen. Beispielsweise können Sie eine Liste mit Namen farbig formatieren, je nachdem ob die nebenstehenden Werte eine bestimmte Bedingung erfüllen.

Wie Sie in Excel mit einer Formel eine Formatierung gestalten, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Zellen können nicht nur bedingt formatiert werden, wenn sie einen bestimmten Wert enthalten, sondern auch dann, wenn dieser Wert mit dem Ergebnis einer bestimmten Formel übereinstimmen muss.

In diesem Beispiel sollen alle Verkäufer farbig hervorgehoben werden, die in der Spalte Summe Quartal 10% höhere Werte vorweisen können als in der Spalte letztes Quartal. Die dafür benötigte Formel lautet: “=E3>F3+F3*0,1″. Mit dieser Excel-Formel können Sie eine Formatierung erstellen.

Markieren Sie immer zuerst den Zellbereich, für den die Regel definiert werden soll:

Zum Erstellen einer neuen Regel klicken Sie dann im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche .

Im Auswahlmenü wählen Sie dann .

Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster Neue Formatierungsregel:

Um bedingte Formatierungen auf Basis von Formeln zu erstellen, wählen Sie den Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden:

Nun können Sie im Bereich Regelbeschreibung bearbeiten: die gewünschte Formel eingeben:

Bei der Eingabe der Formel “=E3>F3+F3*0,1″ ist sowohl Groß- wie auch Kleinschreibung möglich:

ACHTUNG

Sie können die Zellbezüge auch mit der Maus anwählen, wenn Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche  verlassen. Dann werden die Bezüge jedoch als absolute Zellbezüge festgelegt und müssen von Ihnen bei Bedarf wieder in relative Zellbezüge umgewandelt werden.

ACHTUNG

Achten Sie bei der Eingabe einer Formel immer darauf, das Gleichheitszeichen voran zustellen, um zu indizieren, dass es sich bei Ihrer Eingabe um eine Formel handelt.

Öffnen Sie anschließend über die Schaltfläche  das Dialogfenster Zellen formatieren und wählen Sie im Register Ausfüllen die Hintergrundfarbe Gelb aus.

Das Dialogfenster Neue Formatierungsregel sieht jetzt folgendermaßen aus:

1. In diesem Bereich können Sie den gewünschten Regeltyp auswählen. Aktuell ist die Option Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden ausgewählt.

2. In diesem Bereich finden Sie die Formel, die als Bedingung für die gewünschte Zellformatierung herangezogen wird.

3. Hier sehen Sie, welche Formatierung aktuell auf die entsprechenden Zellen angewendet wird.

Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

Die Verkäufer, deren Umsatz in diesem Quartal 10% größer ist als im letzten, werden nun farbig dargestellt:

ACHTUNG

In früheren Excel-Versionen können Sie nicht mehr als drei Regeln für die Bedingte Formatierung definieren, in Excel 2010 dagegen bis zu 64. Öffnen Sie jedoch eine mit früheren Versionen von Excel erstellte Datei, welche mehr als 3 Regeln enthält, im Kompatibilitätsmodus einer früheren Excel-Version, werden nur die drei Regeln mit der höchsten Priorität angewendet.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Heben Sie nun jeden Verkäufer in Spalte A gelb hervor, dessen Umsatz in der Spalte Summe Quartal 10% größer ist als in der Spalte letztes Quartal. Öffnen Sie dafür die Datei Verkaufszahlen_3_10_8_1.xlsx.

1. Markieren Sie den Zellbereich A3:A12.

2. Wählen Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen die Schaltfläche .

3. Klicken Sie im nun geöffneten Auswahlmenü auf die Option .

4. Das Dialogfenster Neue Formatierungsregel wird geöffnet.

5. Klicken Sie im Bereich Regeltyp auswählen: auf den Regeltyp Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.

6. Geben Sie nun im Bereich Regelbeschreibung bearbeiten: folgende Formel ein: “=E3>F3+F3*0,1″.

7. Öffnen Sie anschließend über die Schaltfläche  das Dialogfenster Zellen formatieren und wählen Sie im Register Ausfüllen die Farbe Gelb aus.

8. Schließen Sie jetzt alle Dialogfenster mit OK.

9. Heben Sie die Markierung auf, indem Sie in eine beliebige Zelle klicken.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen. Öffnen Sie dazu die Datei Verkaufszahlen_3_10_8_1_e.xlsx.

Ihr Ergebnis sollte nun so aussehen:

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Nun können Sie mit einer Excel Formel eine Formatierung anpassen. Öffnen Sie die Tabelle Verkaufszahlen_3_10_8_1_u.xlsx. Heben Sie alle Verkäufer rot hervor, deren Umsatz in der Spalte Summe Quartal um mehr als 20% geringer ist als in der Spalte letztes Quartal. Geben Sie folgende Formel für die bedingte Formatierung ein: “=e3<f3-f3*0,2″.

Das Ergebnis sollte wie in der Datei Verkaufszahlen_3_10_8_1_ue.xlsx aussehen:

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