Excel – gruppieren von Daten in einer Pivottabelle

DARUM GEHT’S

Um einen besseren Überblick über die Daten in einer Pivottabelle zu erhalten, möchten Sie diese in Excel gruppieren. So ist es beispielsweise möglich, verschiedene Kunden nach Sachbearbeiter oder nach Bestellwert oder auch Bestelldatum zu gruppieren.

Wie Sie eine Pivottabelle individuell gruppieren können, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Sie können in den Zeilen- und Spaltenfeldern Elemente in Excel gruppieren, um die Übersichtlichkeit in einer Pivottabelle zu verbessern. Zum Teil sind dies Gruppierungen, die nicht durch andere Elemente in die Pivottabelle eingebracht werden können.

Zum Beispiel beinhaltet eine Kundenbestelldatei nicht den zuständigen Sachbearbeiter. Möchten Sie dennoch eine Gruppierung Ihrer Kunden nach Sachbearbeitern erstellen, benötigt dies eine individuelle Anforderung.

 

 

Ebenfalls können Sie numerische Daten und Datumsangaben in Gruppen zusammenfassen. Solche Gruppierungen werden oft im Spaltenbereich benutzt, um die Spaltenanzahl zu minimieren.

Im weiteren Verlauf werden Ihnen die unterschiedlichen Gruppierungsformen erklärt.

Gruppierungen nach Textdaten

Um Textelemente im Zeilen- oder Spaltenbereich zu gruppieren, markieren Sie die Elemente, die Sie in einer Gruppe zusammenfassen möchten. In unserem Beispiel sollen die Kunden mit den Anfangsbuchstaben A-F als einem Sachbearbeiter zugehörig gruppiert werden.

Wählen Sie dann im Register Optionen in der Gruppe Gruppieren die Schaltfläche  aus.

Es wird daraufhin ein neues Gruppenfeld mit dem Namen Gruppe 1 eingefügt.

Für weitere Gruppierungen verfahren Sie nach dem gleichen Muster. Nach der Gruppierung erhalten Sie erneut Gruppenfelder, die den Namen Gruppe plus einer fortlaufenden Nummer enthalten.

TIPP

Sobald Sie die ersten Elemente gruppiert haben, werden die restlichen Elemente zu einzelnen Gruppen. Sie können diese jedoch ganz normal auswählen und gruppieren.

Nach der Gruppierung können Sie die Gruppenfelder umbenennen. Klicken Sie dafür auf den jeweiligen Namen des Gruppenfeldes und überschreiben Sie diesen mit den neuen Gruppennamen.

Im Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste wurde nun eine neue Feldschaltfläche für die neue Gliederungsebene eingefügt (In diesem Beispiel Kundenname2). Diese neue Feldschaltfläche finden Sie im gleichen Bereich, wo Sie zuvor die Gruppierung eingefügt haben. In diesem Beispiel betrifft dies die Zeilenbeschriftung.

Gruppierungen nach numerischen Daten

Sie benötigen eine Auswertung verschiedener Bestellhöhen und die dazugehörige Anzahl von Bestellungen, um Angaben zum Volumen der Bestellungen machen zu können. Sie erstellen dafür eine Pivottabelle, die in den Zeilenbeschriftungen den Kundennamen enthält und in den Spaltenbeschriftungen die Bestellhöhe. Im Wertebereich wird anschließend die Anzahl der Bestellungen zur jeweiligen Bestellhöhe ermittelt, indem Sie in den Wertebereich ebenfalls die Bestellhöhe ziehen und dann in den Wertfeldeinstellungen die Berechnung auf ANZAHL umstellen.

So ist die Pivottabelle allerdings nur bedingt aussagekräftig. Es ist nun sinnvoll die Bestellhöhen von 1-1000 Euro, 1001-2000 Euro, 2000-3000 Euro usw. zusammenzufassen. Markieren Sie hierfür ein numerisches Element in der Spaltenbeschriftung und klicken Sie im Register Optionen in der Gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche . Daraufhin wird das Dialogfenster Gruppierung geöffnet. Tragen Sie dort ein, wie die nummerischen Werte gruppiert werden sollen, indem Sie den Anfangswert im Feld Starten und den Endwert im Feld Beenden eingeben. Geben Sie weiterhin im Feld Nach an, in welchem Abstand die Daten zusammengefasst werden sollen.

In unserem Beispiel sind die Daten im Feld Starten auf 1 und im Feld Beenden auf 4000 gesetzt. Da eine Gruppierung in 1000-er Schritten erfolgen soll, wird im Feld Nach der Wert 1000 eingetragen.

Nach der Bestätigung mit  wird die Pivottabelle in den angegebenen Abständen gruppiert.

Eine neue Feldschaltfläche ist hier allerdings nicht hinzugekommen, da die Daten lediglich zusammengefasst wurden und kein neues Gruppierungsfeld hinzugefügt wurde.

Gruppierungen nach Datum

Das Gruppieren nach Datum erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie das Gruppieren nach numerischen Daten.

In diesem Beispiel wurde das Bestelldatum der Bestellungen zur Spaltenbeschriftung hinzugezogen. Dies gestaltet die Pivottabelle im Spaltenbereich lang und unübersichtlich. Eine Zusammenfassung pro Monat wäre vorteilhaft, damit Sie die Bestellhöhe pro Monat leicht erkennen können.

Markieren Sie für das Hinzufügen einer Gruppierung ein Element in der Spaltenbeschriftung und klicken Sie im Register Optionen in der Gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche . Es öffnet sich daraufhin das Dialogfenster Gruppierung.

Die Daten, die Sie neben den Optionen Starten und Beenden sehen, sind die kleinsten und größten Werte in der Spaltenbeschriftung und können jederzeit durch Sie verändert werden. Unter der Option Nach wählen Sie die Art der Zusammenfassung, den so genannten Zeitintervall, aus. In diesem Beispiel ist dies die Zusammenfassung nach Monate. Nach Bestätigung mit  wird die Pivottabelle in den angegebenen Abständen gruppiert.

TIPP

Sie können auch mehrere Zeitintervalle durch Anklicken auswählen, wenn Sie beispielsweise nach mehreren Kriterien gruppieren möchten.

Gruppierung entfernen

Gruppierungen können sehr einfach entfernt werden. Markieren Sie die Gruppierung, die Sie entfernen möchten und klicken Sie im Register Optionen in der Gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche .

TIPP

Bei Gruppierungen von Textdaten können Sie die Gruppierung entfernen, indem Sie die dazugehörige Feldschaltfläche aus dem Aufgabenbereich PivotTable-Feldliste entfernen.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Gruppieren Sie die Elemente der Pivottabelle nach zuständigem Sachbearbeiter. Die Zuordnung erfolgt dabei über die Anfangsbuchstaben des Kundennamens. Öffnen Sie die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_02.xlsx, um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können.

1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Pivottabelle. Sie sehen eine Auswertung nach Kunden und Verkaufsgebieten.

2. Markieren Sie die Kundennamen mit den Anfangsbuchstaben A-M.

3. Klicken Sie im Register Optionen in der Gruppe Gruppieren auf die Schaltfläche . Es wird Ihnen ein neues Gruppenfeld mit dem Namen Gruppe 1 angezeigt.

4. Gehen Sie auf das Gruppenfeld Gruppe 1 und benennen Sie es in Heinz Schmidt um.

5. Markieren Sie nun die Kundennamen R-Z.

6. Klicken Sie im Register Optionen, in der Gruppe Gruppieren, auf die Schaltfläche Gruppenauswahl.

7. Benennen Sie das Gruppenfeld in Elena Müller um.

Sie haben nun erfolgreich Ihre Pivottabelle in zwei Gruppen gegliedert. Ihr Ergebnis sollte nun wie folgt aussehen:

Das Ergebnis können Sie bei Bedarf auch gerne mit der folgenden Datei vergleichen:
Kundenbestelldatei_03_09_05_02_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie bitte die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_02_u.xlsx. Die Auswertung bezieht sich auf die Bestellhöhe der Kunden. Weil zu viele unterschiedliche Bestellhöhen vorliegen, fügen Sie eine numerische Gruppierung in 500er-Schritten in die Spaltenbeschriftung ein. Vergleichen Sie anschließend Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_02_ue.xlsx. Nun können Sie in Excel gruppieren.

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