Excel: Mehrere Formatierungsregeln gleichzeitig anwenden

DARUM GEHT’S

Sie können in Excel mehrere Formatierungsregeln miteinander kombinieren, um beispielsweise unterschiedliche Wertebereiche mit verschiedenen Farben darzustellen.

Wie Sie mehrere Regeln definieren und verwalten und was Sie dabei beachten sollten, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

In den Vorgängerversionen konnten mit der Bedingten Formatierung in Excel maximal drei Formatierungsregeln eingerichtet werden. In Excel 2007 und 2010 dagegen können Sie bis zu 64 Regeln definieren. Neu gegenüber den früheren Versionen ist auch, dass mehrere Regeln für dieselbe Zelle bzw. denselben Zellbereich definiert werden können.

ACHTUNG

Nur in Excel 2007 und 2010 können mehr als drei Formatierungsregeln erstellt werden. Sollten Sie eine Tabelle im Kompatibilitätsmodus speichern und mit einer älteren Excel-Version öffnen, werden nur noch die drei Regeln mit der höchsten Priorität angezeigt und angewendet.

In diesem Beispiel erstellen Sie zuerst eine zusätzliche Regel und verwalten anschließend alle Regeln über den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung.

Bevor Sie eine Regel erstellen, müssen Sie zunächst immer den Zellbereich markieren, für den Sie die Regel definieren möchten:

Klicken Sie nun im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche .

Im nun geöffneten Auswahlmenü wählen Sie .

Das Dialogfenster Neue Formatierungsregel wird geöffnet:

In diesem Beispiel soll eine Regel definiert werden, die alle Zellen mit Werten größer oder gleich 280.000 farbig hinterlegt. Klicken Sie daher zunächst im Bereich Regeltyp auswählen: auf den Regeltyp Nur Zellen formatieren, die enthalten:

Anschließend bearbeiten Sie die Regel im Bereich Regelbeschreibung:

Formulieren Sie für die neue Regel die folgende Bedingung:

Um jetzt noch die Farbe festzulegen, mit der die entsprechenden Zellen formatiert werden sollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Formatieren…

Wählen Sie nun das Register Ausfüllen:

Klicken Sie in der Farbpalette auf die Farbe Grau:

Durch einen Klick auf die Schaltfläche OK gelangen Sie wieder in das Dialogfenster Neue Formatierungsregel:

Schließen Sie auch dieses Dialogfenster mit OK. Klicken Sie jetzt noch neben die Tabelle, um Ihre Auswahl aufzuheben:

Wie Sie sehen können, hebt Excel nun alle Werte ab 280.000 € grau hervor, hat aber auch alle Werte ab 300.000 €, welche zuvor lila formatiert waren, mit einem grauen Zellhintergrund versehen. Um neben der grauen Formatierung nun auch wieder die lila Formatierung sichtbar zu machen, rufen Sie erneut den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf.

Klicken Sie dazu im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche .

Im Auswahlmenü klicken Sie auf .

Im Dialogfenster Manager für Regeln zur bedingten Formatierung finden Sie nun die eben definierte Regel an oberster Stelle wieder:

ACHTUNG

Sollten Sie in Excel keine Formatierungsregeln angezeigt bekommen, obwohl Sie bereits welche erstellt haben, ist der Cursor wahrscheinlich nicht in einem der Datenbereiche platziert, für den Formatierungsregeln definiert sind. Klicken Sie in einem solchen Fall auf die Pfeilschaltfläche der Auswahlliste Formatierungsregeln anzeigen für: und wählen Sie die Option Dieses Arbeitsblatt.

ACHTUNG

Die neueste Regel wird immer an oberster Position in der Liste platziert. Je höher die Position einer Regel in der Liste, desto größer ist ihre Priorität. Dabei können Regeln mit höherer Priorität die Ausführung von Regeln mit niedrigerer Priorität teilweise oder völlig verhindern, falls sich ihre Anwendungsbedingungen oder Datenbereiche in einem Konflikt befinden.

Wie Sie sehen können, existiert die Regel für die lila Formatierung weiterhin, kommt aber aus folgendem Grund nicht mehr zur Anwendung:

Gemäß der oberen Regel in der Liste sollen alle Werte über 280.000 € grau hervorgehoben werden, also logischerweise auch alle Werte über 300.000 €. Und gemäß der unteren Regel müssten alle Werte ab 300.000 € lila formatiert werden. Dies führt zu einem Regelkonflikt: und zwar für alle Werte über 300.000 €, für welche nun zwei verschiedene Regeln, zwei verschiedene Hintergrundfarben fordern.

Dieser Konflikt wird von Excel folgendermaßen gelöst: alle Werte, für die mehrere Regeln gelten, werden immer so formatiert, wie es die Regel mit der höheren Priorität verlangt. Und je weiter oben eine Regel in der Liste steht, desto höher ist ihre Priorität. Deshalb müssen Sie in diesem Beispiel die Reihenfolge, sprich die Priorität der beiden Regeln ändern.

Markieren Sie dafür zunächst die zweite Regel, da diese verschoben werden soll:

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche :

Die markierte Regel ist nun um eine Position nach oben versetzt: