Excel: Mit Regeln Zellen hervorheben

DARUM GEHT’S

Sie haben in einer Tabelle eine Entwicklung in Prozent errechnet und möchten nun auf einen Blick sehen, in welchen Zellen sich negative Werte befinden. Mit Hilfe einer bedingten Formatierung können Sie automatisch alle negativen Werte farblich hervorheben.

Wie Sie Excel-Regeln mit Hilfe der Bedingten Formatierung erstellen, um Zellen mit einem bestimmten Inhalt farblich hervorzuheben, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Excel bietet Ihnen die Möglichkeit, Zellen oder Zellbereiche mit Hilfe der Bedingten Formatierung so zu gestalten, dass sie automatisch formatiert, also farblich hervorgehoben werden, wenn ihr Inhalt ein bestimmtes Kriterium erfüllt.

Markieren Sie zuallererst immer den Zellbereich, für den Sie eine bedingte Formatierung definieren möchten:

Klicken Sie anschließend im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche , es öffnet sich daraufhin ein Auswahlmenü:

Excel stellt eine Auswahl von einfachen Regeln bereit. Klicken Sie auf , um sich die zur Verfügung stehenden Excel-Regeln anzeigen zu lassen:

Es öffnet sich ein Untermenü mit allen Excel-Regeln:

1. Möchten Sie alle Zellen hervorheben, deren Inhalt größer als ein von Ihnen definierter Wert ist, wählen Sie diese Option.

2. Wenn Sie alle Zellen hervorheben möchten, deren Inhalt kleiner als ein von Ihnen definierter Wert ist, klicken Sie auf diese Option.

3. Diese Option hebt alle Zellen hervor, deren Inhalt zwischen zwei bestimmten Werten liegt.

4. Entscheiden Sie sich für diese Option, um alle Zellen hervorzuheben, deren Inhalt genau gleich einem bestimmten Wert ist.

5. Sollen Zellen hervorgehoben werden, die einen bestimmten Text enthalten, wählen Sie diese Option.

6. Um Zellen hervorzuheben, die ein bestimmtes Datum enthalten, entscheiden Sie sich für diese Option.

7. Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Zellen mit gleichen Werten hervorgehoben.

Im folgenden Beispiel sollen alle Zellen mit negativen Werten, also Werten kleiner Null, farblich formatiert werden. Klicken Sie deshalb auf . Es öffnet sich folgendes Dialogfenster:

1. Hier geben Sie den Wert ein, mit dem die Zellinhalte verglichen werden sollen.

2. In dieser Auswahlliste finden Sie sechs Formatierungsvorschläge für alle Zellen, die den entsprechenden Wert enthalten. Sollte Ihnen keiner der Vorschläge zusagen, können Sie die Zellen auch mit benutzerdefiniertem Format… hervorheben und das Aussehen der Zahlen, Schriften, Rahmen und Füllungen individuell formatieren.

TIPP

Alternativ zur manuellen Eingabe eines Wertes können Sie auch mit der Maus diejenige Zelle anwählen, die den gewünschten Wert enthält. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche , um das Dialogfenster zu verlassen und die Zelle mit dem gewünschten Vergleichswert anzuklicken. Kehren Sie dann über die Schaltfläche  wieder in das Dialogfenster zurück.

In unserem Beispiel sollen alle Zellen hervorgehoben werden, die kleiner Null sind. Daher tragen Sie die Zahl “0″ ein:

Wählen Sie anschließend die gewünschte Formatierung aus.

In der Live-Vorschau können Sie sehen, wie Ihre Auswahl sich auf die markierte Zelle bzw. den markierten Zellbereich auswirken würden.

Schließen Sie das Dialogfenster Kleiner als mit einem Klick auf die Schaltfläche OK.

Daraufhin werden alle Zellen, deren Inhalte dem definierten Wert entsprechen, mit der ausgewählten Formatierung versehen.

TIPP

Bereits an den Namen der Formatierungsvorschläge können Sie erkennen, wie die Formatierung aussehen wird. Bei hellroter Füllung wird nur der Zellhintergrund rot eingefärbt, bei rotem Text nur der Text und bei rotem Rahmen ausschließlich der Zellrahmen. Die Ziffer “2″ hinter hellroter Füllung 2 und gelber Füllung 2 weist darauf hin, dass insgesamt zwei Formatierungen durchgeführt werden: und zwar eine am Text und eine am Hintergrund. Das Resultat ist ein roter Text vor hellrotem Hintergrund bzw. ein gelber Text vor hellgelbem Hintergrund. Allerdings führt Excel auch bei grüner Füllung eine entsprechende Doppelformatierung durch, so dass Sie einen grünen Text vor hellgrünem Hintergrund erhalten.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Formatieren Sie in der Spalte Entwicklung alle Zellen, deren Wert kleiner Null ist, mit gelbem Text und hellgelbem Hintergrund. Öffnen Sie dafür die Datei Absatzentwicklung_3_10_3_1.xlsx.

1. Markieren Sie in der Spalte Entwicklung den Datenbereich (D7:D18).

2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen auf die Schaltfläche .

3. Klicken Sie auf .

4. Aus dem nun geöffneten Untermenü wählen Sie .

5. Es öffnet sich das Dialogfenster Kleiner als.

6. Überschreiben Sie den bereits vorhandenen Wert “-26%” mit “0″.

7. Klicken Sie anschließend auf die Pfeilschaltfläche neben hellroter Füllung 2.

8. Wählen Sie im nun geöffneten Auswahlmenü die Option gelber Füllung 2.

9. In der Livevorschau werden nun alle Prozentzahlen kleiner Null mit gelber Schrift und hellgelbem Hintergrund hervorgehoben.

10. Schließen Sie das Dialogfenster Kleiner als mit OK und klicken Sie einmal neben die Tabelle, um Ihre Auswahl aufzuheben.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen. Öffnen Sie dazu die Datei Absatzentwicklung_3_10_3_1_e.xlsx.

So sollte Ihr Ergebnis aussehen:

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Tabelle Absatzentwicklung_3_10_3_1_u.xlsx und formatieren Sie in der Spalte Entwicklung alle Zellen, deren Wert größer als 10% ist, mit einem grünen Text und einem hellgrünen Hintergrund. Außerdem sollen alle Zellen mit Werten kleiner als 0% mit einem roten Rahmen versehen werden.

Ihr Ergebnis sollte wie in der Datei Absatzentwicklung_3_10_3_1_ue.xlsx aussehen:

 

 

 

Dieser Artikel gefällt Ihnen?

Dann teilen Sie ihn mit Freunden oder erhalten Sie mit unserem Newsletter die neuesten Infos.

Ihr Kommentar zu diesem Artikel