In Excel ein Jahr anzeigen – Der Benutzerdefinierte AutoFilter für Datumsspalten

DARUM GEHT’S

Sie arbeiten häufig mit Excel? Dann kennen Sie folgende Situation. Sie wollen sich in Excel ein Jahr anzeigen lassen? Sie haben in einer Tabelle die Bestellungen Ihrer Kunden gespeichert und möchten sich nur Bestellungen innerhalb des Monats März 2009 ansehen. Da Sie kein konkretes Datum suchen, müssen Sie mit dem benutzerdefinierten AutoFilter für Datumsspalten arbeiten.

Wie dieser Filter für Datumsspalten angewendet wird, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Aktivieren Sie für Ihre Tabelle den AutoFilter über die Schaltfläche  im Register Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern.

Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spalte “BST DATUM” und wählen den Befehl Datumsfilter aus. Im Untermenü werden nun datumsbezogene Filterfunktionen angezeigt, die im Folgenden näher erläutert sind:

1. Dieser Befehl ermöglicht die Eingabe eines genauen Datums. Ihre Eingabe kann allerdings einfacher und schneller erfolgen, wenn Sie den einfachen AutoFilter verwenden.

2. In diesem Bereich finden Sie Vergleichsoperatoren für die Datumskriterien. Z. B. wäre Vor… 01.01.10 gleichbedeutend mit “kleiner als 01.01.10″. Ebenso können Sie über den Befehl Zwischen… eine Zeitspanne eingeben, z. B. zwischen 01.01.10 und 20.01.10.

3. Dieser Bereich erlaubt es Ihnen, Datumskriterien in Form von Texteingaben vorzunehmen. Hierbei orientiert sich Excel an der aktuellen Systemzeit bzw. dem aktuellen Systemdatum. Wenn Sie beispielsweise am 20.01.2010 die Option Dieses Quartal auswählen, wird Excel Ihnen alle Datensätze vom 01.01.2010 bis 31.03.2010 anzeigen.

4. Um in Excel ein Jahr anzeigen zu lassen, können Sie den Befehl Jahr nutzen. Der Befehl Jahr bis zum aktuellen Datum zeigt Ihnen alle Datensätze des aktuellen Jahres bis zum Datum der Eingabe an. Auch hierbei orientiert sich Excel an der Systemzeit. Wenn Sie also z. B. am 31.08.2010 diesen Befehl auswählen, werden Ihnen alle Datensätze vom 01.01.2010 bis zum 31.08.2010 angezeigt.

5. Mit diesem Befehl können Sie schnell auf Einträge eines bestimmten Zeitraums zugreifen, und zwar unabhängig von dem Jahr, in dem sich dieser Zeitraum befindet. Wenn Sie also Alle Datumswerte im Zeitraum Mai auswählen, werden Ihnen sämtliche Einträge des Monats Mai angezeigt, egal ob es sich um den 01.05.2010, den 14.05.2009 oder den 28.05.2008 handelt.

6. Der benutzerdefinierte Filter ermöglicht es Ihnen, mit sämtlichen oben beschriebenen Befehle zu arbeiten und außerdem noch weitere Kriterien zu erstellen bzw. über UND/ODER Verknüpfungen zu verbinden.

In diesem Beispiel wählen Sie den Befehl Zwischen… aus, da ein bestimmter Zeitraum eingegeben werden soll. Im angezeigten Dialogfenster geben Sie im oberen Eingabefeld das Anfangsdatum “04.03.2009″ ein. In das zweite Eingabefeld schreiben Sie “31.03.2009″ und bestätigen diese Eingaben mit einem Klick auf OK. Sie können die Daten auch auswählen, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Pfeilschaltfläche klicken und dort das gewünschte Start- und Enddatum im angezeigten Kalender anklicken.

In der daraufhin angezeigten Tabelle befinden sich nur noch Bestellungen, die im März 2009 getätigt wurden.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Aus der Datei Kundenbestellungen_3_7_4_2.xlsx sollen die Bestellungen herausgefiltert werden, die im März 2009 getätigt worden sind. Öffnen Sie diese Datei, um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können.

1. Aktivieren Sie den AutoFilter, indem Sie im Register Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche  klicken.

2. Klicken Sie auf den Filterpfeil der Spalte “BST DATUM” und wählen Sie die Option Datumsfilter aus.

3. Klicken Sie auf den Befehl Zwischen… .

4. Geben Sie in das Dialogfenster Benutzerdefinierter AutoFilter das Anfangsdatum (“04.03.2009″) in das obere Eingabefeld und das Enddatum (“31.03.2009″) in das untere Eingabefeld ein. 

5. Bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf OK.

6. Ihre Liste zeigt nur noch die 25 Bestellungen des Monats März an.

Sie können Ihr Ergebnis auch mit der folgenden Datei vergleichen: Kundenbestellungen_3_7_4_2_e.xlsx.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Filtern Sie aus der Tabelle Auftraege_3_7_4_2_u.xlsx alle Bestellungen für den Monat Dezember 2009 heraus. Kontrollieren Sie Ihr Ergebnis mit folgender Datei: Auftraege_3_7_4_2_ue.xlsx. Wollen Sie sich in Excel das Jahr anzeigen lassen, benutzen Sie den Befehl Jahr.

Ihr Ergebnis sollte so aussehen:

 

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