In Excel Gültigkeit von Daten prüfen: Werte, Formeln, Formate

DARUM GEHT’S

Sie haben in einer Datei mehrere Tabellen angelegt, welche die Umsatzzahlen verschiedener Standorte für das erste Quartal des Jahres auflisten. Zur besseren Übersicht haben Sie die Umsatzzahlen pro Monat auf jeweils einem Arbeitsblatt aufgeführt, d. h. es gibt ein Arbeitsblatt für Januar, ein weiteres für Februar und ein drittes für März.

Zu Auswertungszwecken möchten Sie auf einem weiteren Arbeitsblatt eine Tabelle erstellen, welche die Zeilen mit den Gesamtbeträgen der einzelnen Monate aufzeigt und diese zusammenrechnet.

Zur Erstellung der Tabelle können die Zeilen aus den einzelnen Arbeitsblättern kopiert werden. Ein normales Einfügen der kopierten Zeilen würde jedoch nicht das gewünschte Resultat bringen, da auch die Zellbezüge der Summenfunktion mit eingefügt werden. Diese würden sich in dem zusammenfassenden Arbeitsblatt jedoch auf leere Bereiche beziehen und würden somit 0 € ergeben.

Daher ist es notwendig, die Daten für die einzelnen Monate über einen speziellen Einfügevorgang zu kopieren, bei dem nur die Werte und nicht die dahinter liegenden Formeln eingefügt werden. Um sicher zu gehen, dass die Daten korrekt sind, können Sie in Excel die Gültigkeit der Datensätze überprüfen lassen.

Auch ein Kopieren des Formats der Tabelle ist auf diese Weise möglich.

Wie Sie Werte, Formeln und Formate über spezielle Einfügefunktionen eingeben, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Wenn Sie Werte, die sich aus Zellbezügen ergeben, in ein anderes Arbeitsblatt kopieren oder eine andere Datei erstellen möchten, benötigen Sie die Funktion Inhalte einfügen. Um Inhalte auf diese Weise zu kopieren, markieren Sie zunächst wie gewohnt den zu kopierenden Datenbereich und klicken auf die Schaltfläche .

TASTENKOMBINATION

Sie können zum Kopieren auch die Tastenkombination [Strg] + [C] benutzen.

Wechseln Sie dann in das Arbeitsblatt bzw. die Datei, in welche Sie die kopierten Daten einfügen möchten. Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Position.

Um die gewünschte Einfügefunktion zu wählen, klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche  in der Gruppe Zwischenablage des Registers Start. Im nun geöffneten Katalog wählen Sie Inhalte einfügen… aus.

Das daraufhin erscheinende Dialogfenster Inhalte einfügen bietet verschiedene Einfüge- und Vorgangsmöglichkeiten. In diesem Lernobjekt werden die Einfügemöglichkeiten besprochen, mit den Vorgangsmöglichkeiten befasst sich das Lernobjekt Daten kombinieren: mathematische Operationen.

Die linke Spalte des Bereichs Einfügen beinhaltet folgende Optionen:

1. Diese Option fügt den gesamten Zellinhalt sowie die Formatierung der kopierten Daten ein.

2. Diese Option fügt nur die in der Bearbeitungsleiste einsehbaren Formeln der kopierten Daten ein.

3. Bei Aktivierung dieser Option werden nur die in den Zellen angezeigten Werte der kopierten Daten eingefügt.

4. Ist diese Option aktiviert, werden ausschließlich die Zellformatierungen der kopierten Daten eingefügt.

5. Hiermit werden nur die Kommentare eingefügt, die evtl. an die kopierte Zelle angefügt sind.

6. Diese Option fügt Datenüberprüfungsregeln der kopierten Zellen ein, damit können Sie Ihre Daten in Excel auf Gültigkeit überprüfen lassen.

In der rechten Spalte finden Sie folgende Funktionen:

1. Diese Option fügt alle Zellinhalte mit allen Formatierungen ein.

2. Ist diese Option aktiviert, werden alle Inhalte und Formatierungen der kopierten Zellen mit Ausnahme der Rahmen eingefügt.

3. Haben Sie diese Option aktiviert, wird die Breite einer kopierten Spalte oder eines Spaltenbereichs für eine andere Spalte bzw. einen anderen Spaltenbereich übernommen.

4. Aktivieren Sie diese Option, um ausschließlich Formeln und Zahlenformatierungen aus den kopierten Zellen einzufügen.

5. Hiermit fügen Sie die Werte und Zahlenformatierungen aus den kopierten Zellen ein.

Wenn Sie ausschließlich Werte ohne die dahinter stehenden Formeln und Formatierungen übernehmen möchten, kopieren Sie die Werte, die Sie übernehmen möchten. Klicken Sie anschließend in das Arbeitsblatt bzw. die Datei, in die die Werte übernommen werden sollen und setzen Sie den Cursor in die Zelle, ab der die kopierten Werte eingefügt werden sollen. Öffnen Sie über Start →Einfügen→Inhalte einfügen… das Dialogfenster Inhalte einfügen, aktivieren Sie die Option Werte und klicken Sie auf OK.

Daraufhin werden ausschließlich die Werte eingefügt:

Möchten Sie bspw. die Formatierung der Tabelle März auf die Tabelle Gesamt übertragen, wählen Sie die gesamte Tabelle auf dem Arbeitsblatt März aus und kopieren Sie diese wie gewohnt. Setzen Sie den Cursor in der Tabelle Gesamt an die gewünschte Stelle, öffnen Sie wie oben beschrieben das Dialogfenster Inhalte einfügen und aktivieren Sie die Option Formate. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Die Formatierungen der Tabelle März werden somit auf die Tabelle Gesamt übertragen.

TIPP

Eine kleine Auswahl möglicher Einfügeoptionen finden Sie bereits, bevor Sie auf Inhalte einfügen… klicken. Wenn die gewünschte Funktion in diesem Auswahlmenü dargestellt ist, können Sie diese schon hier durch Anklicken auswählen.

TIPP

Das Dialolgfenster Inhalte einfügen erreichen Sie auch durch einen Klick mit der rechten Maustaste und folgendem Pfad:

SCHRITT FÜR SCHRITT

Sie möchten nun die Werte aus der Zeile Gesamt aus den Arbeitsblättern Januar – März auf das Arbeitsblatt Gesamt kopieren. Außerdem möchten Sie auch das Format der Tabelle übertragen. Öffnen Sie die Datei Eiscreme_Verkauf_3_8_5_1.xlsx, um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf dem Arbeitsblatt Januar befinden und markieren Sie die Zellen B7:F7.

2. Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Zwischenablage auf die Schaltfläche Kopieren .

3. Wählen Sie das Arbeitsblatt Gesamt aus und klicken Sie dort in Zelle B4.

4. Klicken Sie auf den Pfeil der Schaltfläche  in der Gruppe Zwischenablage des Registers Start.

5. Klicken Sie auf Inhalte einfügen… .

6. Im Dialogfenster Inhalte einfügen aktivieren Sie die Option Werte und bestätigen die Auswahl mit OK.

7. Verfahren Sie analog, um auch die Werte von Februar und März zu kopieren.

8. Um das Format aus den Monatsarbeitsblättern zu übernehmen, markieren Sie die gesamte Tabelle A3:F7 auf dem Arbeitsblatt März.

9. Nutzen Sie auch diesmal wie gewohnt die Schaltfläche Kopieren.

10. Wählen Sie auf dem Arbeitsblatt Gesamt den gesamte Tabellenbereich A3:F7 aus und klicken Sie auf den unteren Teil der Schaltfläche Einfügen in der Gruppe Zwischenablage im Register Start.

11. Klicke Sie auf Inhalte einfügen… .

12. Im Dialogfenster Inhalte einfügen wählen Sie die Option Formate und bestätigen die Auswahl mit OK.

13. Damit wurde das Format der Ausgangstabellen auf die Gesamttabelle übertragen.

Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Ergebnis mit der Musterlösung vergleichen. Rufen Sie dazu die Datei Eiscreme_Verkauf_3_8_5_1_e.xlsx auf.

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Datei Verkaufszahlen_3_8_5_1_u.xlsx und kopieren Sie die Werte, die in den Arbeitsblättern Januar, Februar und März jeweils in der Zeile Gesamt stehen, in das Arbeitsblatt Gesamt. Übertragen Sie anschließend die Formatierung der Tabelle März. Um in Excel die Gültigkeit Ihrer eingegebenen Daten überprüfen zu lassen, können Sie die Datenüberprüfungsregel aktivieren.

Um Ihre Ergebnisse zu vergleichen, öffnen Sie die Datei Verkaufszahlen_3_8_5_1_ue.xlsx.

Das Resultat sollte wie folgt aussehen:

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