Mit Excel-Listenfeld berechnete Felder und Elemente anzeigen

DARUM GEHT’S

Sie haben die Möglichkeit, in einer Pivottabelle mit den enthaltenen Werten zu rechnen und so beispielsweise eine Zeile einzufügen, die anzeigt, wie hoch eine 10%ige Umsatzsteigerung pro Kunde ausfallen würde. Dazu benötigen Sie die von Excel zur Verfügung gestellte Funktion Berechnete Felder, Sie können dafür in Excel ein Listenfeld nutzen

Wie Sie mit berechneten Feldern und Elementen arbeiten können, erfahren Sie in diesem Lernobjekt.

SO WIRD’S GEMACHT

Excel bietet die besondere Möglichkeit der Datenauswertung mit berechneten Feldern bzw. Elementen an. Solche Felder benötigt man, wenn die standardmäßig vorhandenen Rechenfunktionen von den Datenfeldern in der Pivottabelle nicht ausreichen. Erläuterungen zu diesen Feldern bzw. Elementen finden Sie im Folgenden:

Berechnete Felder einfügen

Berechnete Felder werden als zusätzliche Felder im Wertebereich eingefügt und führen Rechenoperationen durch, die nicht standardmäßig im PivotTable-Bereich zur Verfügung stehen. Möchten Sie beispielsweise eine Umsatzsteigerung von 10% der bisherigen Bestellungen Ihrer Kunden errechnen, finden Sie hierfür keine Standardfunktion. Berechnete Felder beziehen sich immer auf einen vorhandenen Feldnamen.

Markieren Sie das Element im Wertebereich, zu dem Sie ein berechnetes Feld hinzufügen möchten. Wechseln Sie nun in den PivotTable-Tools ins Register Optionen. Über die Schaltfläche  in der Gruppe Berechnungen können Sie den Befehl Berechnetes Feld aufrufen. Es öffnet sich das Dialogfenster Berechnetes Feld einfügen.

Vergeben Sie zuerst einen Namen für das neue berechnete Feld, welches Sie einfügen möchten (in diesem Beispiel Umsatzsteigerung 10%). Im zweiten Feld Formeln können Sie nun die benötigte Formel für die Rechenoperation eingeben. Wählen Sie zuerst das Element aus, welches Sie zur Berechnung heranziehen möchten, indem Sie es im unteren Listenbereich auswählen und dies mit der Schaltfläche  bestätigen. Das ausgewählte Element wird anschließend in das Feld Formeln geschrieben. Nun können Sie die weitere Formel in gewohnter Weise mit den üblichen Rechenoperationen ergänzen.

Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit . Excel erweitert nun Ihre Pivottabelle im Wertebereich und in den Teil- und Gesamtsummen um ein weiteres Feld mit dem Namen Summe von Umsatzsteigerung 10%.

Selbstverständlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, das berechnete Feld zu verändern und zu löschen. Für eine Änderung öffnen Sie bitte erneut das Dialogfenster Berechnetes Feld einfügen und wählen im Feld Name das berechnete Feld aus, welches Sie ändern möchten. Nach der Auswahl erscheint die aktuelle Formel des berechneten Feldes und kann nun von Ihnen entsprechend geändert werden. Über die Schaltfläche  bestätigen Sie die Änderung.

Um ein berechnetes Feld zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche  und bestätigen Sie die Auswahl ebenfalls mit . Das Feld ist anschließend aus Ihrer Pivottabelle gelöscht.

Berechnete Elemente einfügen

Berechnete Elemente sind einzelne zusätzliche Elemente in der Pivottabelle und können als Zeilen- oder Spaltenfeld eingefügt werden. Möchten Sie zum Beispiel in einer Pivottabelle, die in den Spaltenbeschriftungen aus den Verkaufsgebieten Nord, Mitte und Süd besteht, zwei weitere Spalten mit den Teilergebnissen zu Nord+Mitte und Mitte+Süd einfügen, benötigen Sie diese Funktion.

Markieren Sie eine Spaltenbeschriftung und klicken Sie im Register Optionen in der Gruppe Berechnungen auf die Schaltfläche . Wählen Sie nun den Befehl Berechnetes Element aus. Excel öffnet daraufhin ein Dialogfenster mit dem Namen Berechnetes Element in “Verkaufsgebiet” einfügen. Geben Sie hier, wie bereits bei dem berechneten Feld, einen Namen für das neue Element ein. Wählen Sie im zweiten Schritt das Feld im unteren linken Listenbereich aus, mit dem Sie rechnen möchten. Nun erscheint rechts neben dem Excel-Listenfeld die Auflistung der dazugehörigen Elemente. Wählen Sie das gewünschte Element aus und bestätigen Sie die Auswahl mit . Die Auswahl wurde nun in das Feld Formel übertragen. Verfahren Sie weiter, bis Sie die benötigte Formel erstellt haben und schließen Sie Ihre Eingabe danach mit OK ab.

In unserem Beispiel sieht die Formel wie folgt aus:

Das berechnete Element wird nun in die Pivottabelle eingefügt:

Hinter den Spaltenbeschriftungen wurde das neue Element, die Spalte Nord+Mitte, eingefügt. Dieses rechnet das Teilergebnis der Bestellhöhe für beide Verkaufsgebiete zusammen.

Zum Ändern oder Löschen eines berechneten Elementes gehen Sie genauso vor wie beim Ändern oder Löschen eines berechneten Feldes.

SCHRITT FÜR SCHRITT

Fügen Sie in die Pivottabelle ein berechnetes Feld ein, das eine Umsatzsteigerung in der jeweiligen Kundengruppe um 12% berechnet. Um die folgenden Schritte besser nachvollziehen zu können, öffnen Sie die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_05.xlsx.

1. Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Pivottabelle und markieren Sie ein beliebiges Element im Wertebereich.

2. Wechseln Sie nun ins Register Optionen der PivotTable-Tools.

3. Klicken Sie in der Gruppe Berechnungen auf die Schaltfläche .

4. Wählen Sie die Option Berechnetes Feld aus.

5. Tragen Sie im geöffneten Dialogfenster Berechnetes Feld einfügen unter Name “Umsatzsteigerung 12%” ein.

6. Wählen Sie im Excel-Listenfeld den Eintrag Bestellhöhe aus und klicken Sie auf .

7. Das ausgewählte Feld wurde nun im Feld Formel vermerkt. Tragen Sie jetzt zusätzlich “*112%” ein.

8. Schließen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK ab.

Excel hat nun ein weiteres Feld in die Zeilenbeschriftung eingefügt, das eine Umsatzsteigerung von 12% von der derzeitigen Bestellhöhe ausweist. Ihr Ergebnis sollte jetzt wie folgt aussehen:

Das Ergebnis können Sie bei Bedarf auch gerne mit der folgenden Datei vergleichen:

Kundenbestelldatei_03_09_05_05_e.xlsx

UND JETZT SIND SIE DRAN!

Öffnen Sie die Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_05_u.xlsx. Fügen Sie ein neues berechnetes Element als Spalte ein, das die Verkaufsgebiete Nord und Süd zusammen addiert. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Datei Kundenbestelldatei_03_09_05_05_ue.xlsx.

 

 

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